Directeur des services à la population (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Organiser, encadrer et animer le travail transversal des services de la direction

• définir les missions et activités de la direction en cohérence avec les orientations de la direction générale et des élus
• proposer les travaux à mener en priorité, élaborer des propositions d'amélioration des services du pôle
• encadrer l'ensemble des agents de la direction dans un souci de transversalité et de travail en équipe efficace. Définir les missions de chacun des agents en assurant le lien et la diffusion d'information entre les différents membres de l'équipe
• assurer la gestion des absences au sein de la direction dans le respect du principe de continuité du service public
• assurer la gestion administrative et budgétaire de la direction
• produire les documents de suivi et de pilotage de la direction (rapport d'activités, tableaux de bords, audits ponctuels,...)
• assurer la veille juridique et documentaire du domaine d'activité

Assurer des missions spécifiques d'état civil et de démarches administratives

• auditionner les futurs époux à l'initiative des consulats et du service central d'état civil
• instruire les dossiers de jugement d'adoption simple et plénière, et de jugement déclaratif de naissance
• assurer et suivre le tirage au sort des jurés d'assise
• sous l'autorité du procureur de la république, instruire les demandes de changement de prénoms, notifier les décisions d'accord et de refus et établir les actes annexes.
• recevoir et instruire les demandes de rectifications administratives issues d'erreurs ou d'omissions purement matérielles

Assurer les missions liées aux élections

• tenir les listes électorales (inscriptions / radiations)
• suivre les commissions électorales
• assurer la préparation matérielle des scrutins
• assurer la permanence électorale le jour des scrutins
• assurer l'interface avec les services préfectoraux

Gérer les concessions funéraires

• gérer les reprises de concessions
• attribuer les nouveaux emplacements
• tenir la régie des concessions funéraires
• transmettre les informations sur la réglementation funéraire

Organiser le recensement de la population

• assurer la préparation matérielle du recensement annuelle de la population (recrutement des agents recenseurs, préparation des tournées de recensement)
• suivre les opérations de collecte et faire des bilans d'étapes avec les agents recenseurs et les services de l'INSEE.
• référencer et classer les documents confidentiels de collecte avant transmission aux services d'état.

PROFIL RECHERCHÉ :

Techniques :

• Connaitre le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité, maîtrise de l'information générale relative à l'état civil (IGREC) et de la réglementation sur le nom de famille et la filiation
• Connaître les techniques d'accueil physique et téléphonique
• Connaitre le cadre juridique et réglementaire des collectivités
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Etre capable de décliner des objectifs stratégiques en objectifs opérationnels
• Maitriser la conduite de projet et la mise en place d'outils statistiques d'évaluation
• Connaître les règles budgétaires des collectivités ainsi que les règles inhérentes à la commande publique
• Maitriser l'outil informatique de bureautique

Relationnelles

• Posséder de réelles compétences d'encadrement, de management, de résolution des conflits
• Faire preuve d'aisance dans la communication et dans la relation avec les partenaires, les élus, etc
• Avoir le sens du dialogue et de la négociation
• Etre force de proposition
• Faire preuve de discrétion
• Entretenir un réseau professionnel

Liaisons fonctionnelles

En interne :

• Direction générale et élus
• Communication permanente avec les collaborateurs

En externe

• services métropolitains
• services de l'Etat
• professionnels du secteur