Customer Service & Sales Administration Coordinator F/H

Au sein de la Direction Financière et Achats, vous rejoignez le service Administration des Ventes en charge des programmes de formation initiale (Bachelor, Programme Grande École, Mastères Spécialisés, MBA) sur l’ensemble des campus européens (Paris, Berlin, Londres, Madrid, Turin, Varsovie).

Vous pilotez et coordonnez l’ensemble des relations contractuelles et financières avec les étudiants, les entreprises partenaires et les organismes financeurs.

Véritable interface entre les équipes pédagogiques, juridiques, comptables et informatiques, vous jouez un rôle central dans la qualité de service, la fiabilité des flux financiers et l’optimisation des processus. Votre poste combine pilotage opérationnel, analyse financière et amélioration continue.

Vos responsabilités

Coordination de l’administration des contrats

• Superviser la création, le suivi et la mise à jour des contrats pédagogiques

• Encadrer et accompagner deux alternants

• Suivre les indicateurs d’activité et de performance

• Garantir un traitement fluide et réactif des demandes entrantes

Pilotage financier et reporting

• Assurer la pré-facturation des étudiants en formation initiale

• Contrôler l’exhaustivité des facturations réalisées par le service comptable

• Gérer les demandes spécifiques : échéanciers, remboursements, avoirs, pénalités

• Suivre et analyser le chiffre d’affaires en lien avec le contrôle de gestion

• Concevoir et faire évoluer des tableaux de bord fiables et structurés

Relation client premium

• Accompagner étudiants et tiers payeurs sur leurs questions financières, principalement en anglais

• Garantir une expérience fluide, structurée et réactive

• Développer des outils de communication proactive (FAQ, webinaires, prise de rendez‑vous, chatbot)

• Contribuer à l’amélioration continue de la satisfaction client

Suivi des paiements et recouvrement

• Suivre les règlements et les relances en coordination avec les équipes internes

• Mettre en place des échéanciers personnalisés en lien avec les programmes

Amélioration continue et digitalisation

• Automatiser et fiabiliser les processus (TCD, formules avancées, structuration de bases de données, macros)

• Participer aux projets de digitalisation des procédures

• Mettre à jour la documentation et formaliser les procédures

• Identifier les axes d’amélioration et proposer des solutions concrètes