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ASSISTANT-E DE DIRECTION DU DEPARTEMENT AMERIQUE LATINE - F/H

Les missions principales seront d’assister la directrice du département et l’ensemble de l’équipe dans leur organisation et dans la gestion de certains dossiers, afin de faciliter leurs travaux.

1. Organiser et/ou préparer les manifestations organisées par le département (internes ou externes).
   • Organiser la logistique (réservation et préparation des salles, prestataires accueil et sécurité, etc.).
   • Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions.
   • Relations avec certains prestataires ou fournisseurs (prises de commandes et restauration) en lien avec la chargée de gestion.
2. Optimiser le temps de la directrice.
   • Hiérarchiser et fixer les rendez‑vous.
   • Veiller à la cohérence et à l’organisation des rendez‑vous.
3. Prendre en charge et traiter l’ensemble des sollicitations destinées à la directrice.
   • Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse.
   • Mettre en forme des supports de présentation (à la demande).
   • Suivi de documents en circuit de validation en version papier ou grâce aux outils de paraphe électronique; consolidation des dossiers DG.
4. Organiser et/ou préparer les réunions de la directrice et de son équipe.
   • Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, accueil VIP, etc.) ou manifestations.
   • Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions.
   • Relations avec certains prestataires ou fournisseurs (prises de commandes fournitures et restauration) en lien avec les chargés de gestion.
5. Organiser les missions de l’équipe.
   • Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages (agences, sécurité) etc.
   • Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes.
   • Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes.
   • Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes.
6. Appui à la mise à jour des bases de données du département et à sa gestion.
   • Gestion des organigrammes, listes de diffusion, répertoires téléphoniques, etc.
   • Accueil des nouveaux arrivants (logistique : mise à disposition de badge, installation informatique (matériel, logiciels, droits), transmission de documents : glossaires, organigrammes, etc.).
   • Gestion admin‑light (administrateur droits d’accès aux répertoires aux tiers / ne faisant pas partie de la liste AML siège).

Qui recherchons-nous ?

1. Compétences recherchées :
   • Connaissance du fonctionnement de l’AFD et maîtrise des applicatifs internes et des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Power Point).
   • Goût de l’organisation, de la gestion d’événements et du travail en équipe.
2. Qualités humaines / relationnelles :
   • Curieux(se), impliqué(e), savoir communiquer, dialoguer et rapporter.
3. Langues :
   • Maîtrise de l’espagnol ou du portugais de manière opérationnelle (ou motivation pour atteindre rapidement un niveau opérationnel).

Mot de votre futur manager : Vous allez intégrer une équipe à taille humaine, dynamique, soudée et innovante.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?

Le département Amérique latine a été créé il y a une quinzaine d’années. Il couvre aujourd'hui les opérations de l'AFD dans 9 pays d'intervention (Colombie, Équateur, Pérou, Bolivie, Brésil, Argentine, Mexique, Costa Rica, Cuba), rassemblés sur 3 directions régionales. La stratégie du département comprend trois objectifs : - Appuyer les transitions écologiques et énergétiques, - réduire les inégalités sociales et de genre, - Déployer l’action du groupe à travers des partenariats structurants. Le département est composé de 12 personnes dont 2 managers, 5 responsables pays, 1 économiste et une équipe de 3 personnes en support : une chargée d’appui aux opérations, une chargée de gestion budgétaire et un(e) assistant(e) de direction.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?

Rejoindre l'AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.