CDD - ASSISTANT-E AUPRES DE LA DIRECTION EXECUTIVE DES GEOGRAPHIES - F/H

CDD - ASSISTANT-E AUPRES DE LA DIRECTION EXECUTIVE DES GEOGRAPHIES - F/H

Quel sera votre rôle ?

• 1-Optimiser le temps du·de la Directeur·trice exécutif·ve et ses adjoints
  • Hiérarchiser et fixer les rendez‑vous
  • Veiller à la cohérence et à l’organisation des rendez‑vous de chacun des agendas du Direx et ses deux adjoints et des agendas entre eux
  • Rédiger les comptes rendus des réunions Direx et inter‑Direx
• 2-Prendre en charge et traiter l'ensemble des sollicitations internes et externes destinées au directeur exécutif et ses adjoints
  • Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission
  • Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier et électronique), le transmettre aux responsables concernés ou y répondre directement
  • Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse
  • Mettre en forme des supports de présentation
• 3-Organiser et/ou préparer les réunions du·de la Directeur·trice exécutif·ve et ses adjoints ainsi que certaines manifestations
  • Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, etc.)
  • Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions
  • Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes
• 4-Organiser les déplacements
  • Organiser les missions du·de la Directeur·trice exécutif·ve et de ses adjoints
  • Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages, etc.
  • Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes
  • Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes
• 5-Assister le.la du·de la Directeur·trice exécutiv·ve et ses adjoints dans la préparation et le suivi de certains dossiers
  • Constituer des fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles en fonction des besoins
  • Réaliser une veille relative à l'environnement de l'AFD et à l'activité de la Direction exécutive
• 6-Suivant l'organisation de la Direction, assister sur le plan administratif le· la Directeur·trice exécutif·ve et ses adjoints dans l'organisation de la Direction des Géographies : suivi des congés, relations avec les prestataires ou fournisseurs, etc.
• 7-Assurer l’intérim de l'autre assistante de la Direction exécutive (cf.supra).

Qui recherchons nous ?

• Capacité de prise de note et de rédaction
• Esprit de synthèse
• Capacité d'organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres)
• Flexibilité et proactivité
• Bon sens relationnel
• Esprit d'équipe.
• Maîtrise de l'anglais et idéalement autres langues (espagnol et/ou portugais)
• Maîtrise des outils bureautiques
• Discrétion, respect de la confidentialité.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?

La Direction exécutive Géographies comprend 4 départements géographiques disposant chacun d’assistant.e.s. 4 divisions (CCC, GEP, CRC, PAO), trois cellules (SID, PRE, GEA) et plusieurs agents (2 contrôleurs budgétaires et 2 conseillers) sont directement rattachés aux Directeurs exécutifs adjoints. L’ensemble de ces équipes sont appuyées par un binôme d’assistant.e.s dont les périmètres sont répartis de la façon suivante :- Un.e assistant.e plus spécifiquement en charge d’appuyer le Directeur exécutif et ses adjoints (objet de la présente fiche de poste) ;– Une assistante plus spécifiquement en charge d’appuyer les équipes directement rattachées à la direction exécutive.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?

Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, l’apais, les partenariats et la prospérité économique.