Coordinateur(trice) de scolarité - Bachelor of Engineering

La Direction des Formations de CentraleSupélec recherche un(e) Coordinateur(trice) de scolarité -Bachelor of Engineering (BEO) . Rattaché(e)à la Directrice de la scolarité des programmes Bachelors, votre mission principale sera de coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de la scolarité. Il s’agira également, d’assurer l’accueil et l’accompagnement des étudiants, de gérer et d’organiser leur scolarité, d’assurer la gestion opérationnelle de la formation, d’accompagner les élèves dans leur mobilité entrante et sortante, de veiller au respect du cadre réglementaire en vigueur et des exigences institutionnelles.

Le poste concernera la formationBSc Bachelor of Engineering, en lien spécifique avec notre partenaire CityU àHong-Kong et nécessitera une maitrise de l’anglais.

A ce titre, vos activités seront les suivantes:

1. Gestionadministrative de la scolarité

• Participerà la mise en œuvre de l’emploi du temps et assurer le suivi des planningshebdomadaires des cours
• Miseà jour du système d’information (intervenants, groupes d’élèves, notes,planning)
• Contribuerà la gestion des notes et la validation des obligations de scolarité desétudiants
• Organiserles sessions d’examens et de rattrapages : gestion du calendrier, suivi de lareprographie, planification des besoins de surveillants, présentiel en périoded’examens
• Réaliserdes tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi,produire des bilans et des statistiques : synthèse de la nature des effectifsrecrutés, bilan des coûts de formation
• Soutenirla démarche réflexive d’évaluation des enseignements, en relation avec laresponsable des évaluations, les responsables académiques de programme, lesenseignants et les directeurs de département
• Proposeret concevoir des outils de gestion administrative, des processus et desdocuments pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Assurerla coordination et la réalisation des activités administratives, financières etde gestion du personnel : planification des enseignements, suivi desvacataires, commandes aux fournisseurs
• Veillerau suivi des absences des élèves
• Préparerles documents supports des jurys et commissions
• Actualiserles documents de référence du programme : catalogue de cours, SharePoint…
• Coordonnerles événements ponctuels et les visites de terrain, gérer les devis et facturesafférents
• Editerles attestations
• Participerà l’édition des diplômes et l’organisation de la remise des diplômes.

2. Gestionadministrative des élèves

• Informeret accompagner dans leurs démarches les étudiants ; être un référent pour cesétudiants, majoritairement anglophones
• Définiret garder d’actualité un parcours étudiant jusqu’à la diplomation
• Gérerla relation avec les étudiants se trouvant dans des situations spécifiques,notamment en difficulté médicale ou psychologique, et résoudre lesproblématiques en lien avec le Pôle d’accompagnement et le Pôle handicap del’école.

3. Communiqueret collaborer avec l’établissement partenaire du programme

• Géreret coordonner les étapes de scolarité avec le partenaire
• Transmettreaux intervenants externes les informations utiles
• Assurerune communication efficace avec l’institution partenaire, alignement continudes procédures.

Au-delà de ces missions, vousêtes en interaction avec de nombreux services de CentraleSupélec et vous pouvezêtre amené à participer à d’autres projets de la Direction des études duBachelor.

Ce programme ayant été créérécemment et le nombre d'étudiants inscrits à cette formation ayant vocation àaugmenter progressivement, les activités listées ci-dessus sont susceptiblesd’être modifiées en fonction des besoins.