SECRETAIRE DE DIRECTION - IFSI CH CHARLES PERRENS - H/F

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Le Poste

Notre IFSI (institut de formation en soins infirmiers) recherche une secrétaire de direction pour un CDD d'un mois, renouvelable.

Responsabilités

• Gérer le suivi administratif de l’ensemble de la scolarité des étudiants et élèves
• Participer à l’activité administrative de l’institut
• Collaborer avec les autres assistantes administratives de l’IFSI
• Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers

Activités permanentes

• Accueil des étudiants, élèves et intervenants de l’entrée en formation à la diplomation
• Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel spécifique
• Inscriptions universitaires pédagogiques et administratives
• Tenue et mise en conformité des dossiers avec les cadres formateurs
• Classement et archivage des dossiers scolaires
• Gestion des mouvements des étudiants et élèves (interruption, césure, autres)
• Participation à la gestion du diplôme d’Etat d’infirmier en lien avec les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique
• Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES et autres accidents)
• Gestion des absences en lien avec le cadre formateur et l’assistante des stages
• Gestion des frais
• Gestion des stocks, commandes, fournitures

Activités ponctuelles et/ou spécifiques

• Permanence à l’accueil physique et téléphonique
• Accueil des intervenants extérieurs

Profil recherché

Formations, diplômes et/ou qualifications requises.

Expérience souhaitée en gestion administrative et/ou pédagogique.

Savoir-faire

• Rigueur, sens de l’anticipation, de l’organisation et de la planification du travail
• Maîtrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
• Maîtrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
• Maîtrise des logiciels internes
• Capacité de priorisation
• Maîtrise de la mise en forme de documents administratifs.

Savoir-Être

• Capacité d’adaptation et sens de l’accueil
• Dynamisme, esprit d’initiative et d’innovation
• Capacités relationnelles et communicationnelles
• Savoir être à l’écoute des différents acteurs du dispositif de formation