Coordinateur(trice) de Direction et Référent Formation

Le Centre Hospitalier de Grandvilliers recherche son assistant(e) de direction référent(e) formation de direction commune H/F. Poste à temps plein (39h + RTT) disponible de suite. CDD de 3 mois renouvelable.

Mission Principale

• Faciliter et optimiser l'exercice professionnel du directeur délégué :
• Gestion de l'agenda du directeur, gestion des appels et rendez-vous, préparation des rendez-vous et des réunions
• Préparation et suivi des dossiers
• Organisation des déplacements.
• Garantir la fiabilité, la qualité et la bonne circulation des informations nécessaires à l'activité du Directeur délégué
• Chargée des instances (Gestion des instances et Secrétaire de séance) : Directoire, Conseil de Surveillance, CVS, comité de direction

Secrétariat de Direction

• Organisation des réunions institutionnelles (Conseil de Surveillance, Directoire) : préparation de l'ordre du jour, envoi des convocation, suivi du quorum, préparation des supports de présentation et réalisation des procès-verbaux
• Préparation des supports de présentation du CSE
• Gère le traitement et la circulation de l'information en lien avec le cadre administratif de direction
• Accueil physique et téléphonique
• Identifier les urgences à traiter
• Gestion du courrier : ouverture du courrier, enregistrement, assurer le traitement et la circulation des informations
• Gestion de l'agenda du Directeur délégué : prise de rendez-vous, tenue de l'agenda électronique du directeur, organisations des réunions
• Organisation de réunions : planification, convocation, préparation des dossiers
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, conventions, procès-verbaux, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
• Enregistrement et suivi des réclamations et remerciements
• Gestion des dossiers de travaux avec le responsable logistique
• Gestion des réservations de salle
• Elaboration des tableaux d'astreintes administratives et techniques pour les sites de Grandvilliers et Breteuil
• Lien avec la presse lors de manifestations (vux, inauguration)
• Lien avec les établissements de la Direction commune (CH de Beauvais, Clermont, Crèvecoeur le Grand, EHPAD de Breteuil, fondation Halleur)

Référente formation sur le site de Grandvilliers, Breteuil et la Fondation HALLEUR

• Paramétrage et mise en place de la campagne d'évaluation professionnelle via le logiciel GESFORM
• Accompagnement des responsables et cadres dans la gestion des entretiens professionnels
• Recueil des demandes de formations
• Élaboration et mise en uvre du plan de formation (construction ou validation de dispositifs pédagogiques, achat de formation au regard des cahiers des charges)
• Planification des formations, élaboration des convocations, suivi, paiement des factures et remboursement des frais de déplacements aux agents
• Gestion de la campagne de promotion professionnelle (recueil des demandes, lien avec les cadres sur les demandes, mise en place de tests de positionnement, critères d'éligibilité et lien avec le Directeur dans le choix des départs)
• Conseil aux agents et à l'encadrement : information sur l'offre, les dispositifs existants, construction de parcours de formation
• Gestion du dispositif RECOPRO et accompagnement des professionnels dans le processus de reconversion professionnelle
• Valorisation du plan de formation et suivi du budget
• Soutien dans la mise en place de la campagne d'évaluation professionnelle
• Veille dans son domaine d'activité

Profil requis

Les domaines de compétence

Savoir-faireConcevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence

Établir/évaluer/optimiser un budget relatif à son domaine de compétence

Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation

Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes

Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs

Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné

Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs, dans son domaine de compétence

Savoir ÊtreDiscrétion et secret professionnel

Rigueur,

Sens de l'organisation,

Réactivité,

Autonomie,

Capacité d'adaptation et d'innovations,

Aptitude au travail en équipe,

Aptitudes à la communication avec les différents interlocuteurs (services de soins/médecins/administratifs/techniques).

Connaissances RequisesDroit de la fonction publique hospitalière

Droit hospitalier

Gestion administrative

Gestion de projets

Relations Professionnelles Les Plus FréquentesDirecteur et directeurs adjoints de la direction commune

Directeur délégué

Responsable des services

Les Niveaux Requis / Formation InitialeFormation initiale : Diplôme / école : Bac +2 (BTS Assistant de direction souhaité)

Exigences particulières : bonne connaissance des instances hospitalières

Caractéristiques du poste

HorairesDurée moyenne hebdomadaire de référence : 39 heures

Nature des horaires et repos hebdomadaires : fixes

Détail des horaires : amplitude minimale 08h30-17h00

Exigences relationnelles

Contact avec le patient / famille Non Oui

Contact avec les usagers Non Oui

Travail en équipe Non Oui

Poste isolé Non Oui

Situation psychiquement éprouvante Non Oui #J-18808-Ljbffr