Chef de service Accueil-Téléphonie-Courrier-Courses F/H

Missions principales

Sous l’autorité de la Direction, vous assurez le pilotage, l’encadrement et la coordination du service regroupant l’accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et les courses administratives.

En qualité de chef de service, vous êtes responsable de l’organisation et du bon fonctionnement quotidien de votre secteur d’activité. À ce titre, vous encadrez et accompagnez une équipe d’agents polyvalents, définissez les priorités, organisez la répartition des missions et veillez à la continuité et à la qualité du service public rendu aux usagers.

Vous assurez également la coordination avec les différents services municipaux, les partenaires et les prestataires extérieurs, et contribuez activement aux projets d’évolution du service, notamment dans le cadre de la modernisation de l’accueil et du Guichet Unique.

À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

• Encadrer, animer et accompagner les agents du service
• Organiser et répartir les activités en fonction des priorités et des nécessités de service
• Élaborer les plannings hebdomadaires des agents polyvalents et assurer leur adaptation en fonction des absences et des contraintes de fonctionnement
• Veiller à la continuité du service et à la qualité de l'accueil délivré aux usagers
• Donner les consignes nécessaires au bon fonctionnement du service et s'assurer de leur mise en œuvre
• Relayer auprès des agents les informations émanant des services municipaux et de la Direction générale
• Accompagner les agents dans l'évolution de leurs missions et identifier les besoins en formation
• Élaborer, en lien avec la DRH, un plan de formation adapté aux besoins du service
• Prévenir et réguler les difficultés d'organisation ou de fonctionnement au sein de l'équipe
• Assurer un suivi régulier de l'activité et rendre compte à la hiérarchie
• Participer à l'évaluation et au développement des compétences des agents

Organisation et pilotage de l'activité

• Coordonner, organiser et planifier l'ensemble des activités liées à l'accueil physique, à la plateforme téléphonique, au courrier et aux courses de la Ville
• Mettre en place des outils de suivi et de pilotage de l'activité
• Gérer les statistiques des différents secteurs et élaborer les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
• Établir le bilan annuel du service
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions d'amélioration
• Rédiger, actualiser et veiller à l'application des procédures relatives à l'accueil physique et téléphonique, au courrier et aux courses
• Veiller à la bonne organisation et à la continuité des activités du service

Modernisation de l'accueil et travail en transversalité

• Participer activement à l'élaboration et à la mise en œuvre du projet de modernisation de l'accueil et du Guichet Unique
• Travailler en transversalité avec l'ensemble des services à la population afin de favoriser la coordination et la simplification du parcours usager
• Participer à la définition des nouvelles modalités d'organisation et de fonctionnement de l'accueil
• Accompagner les équipes dans l'évolution des pratiques et des missions liées à la modernisation du service

Gestion du courrier et des courses

• Organiser et contrôler l'ensemble des opérations relatives au courrier : réception, ouverture, tri, ventilation et distribution
• Veiller à la bonne organisation des courses administratives et à leur réalisation dans les délais
• Assurer le suivi des relations avec les services de La Poste et être l'interlocuteur de référence pour la Ville
• Veiller à la qualité et à la continuité des prestations liées au courrier et aux courses

Coordination avec les prestataires et partenaires

• Être l'interlocuteur direct entre la société de gardiennage et la Ville
• Participer à l'élaboration et au suivi du marché public relatif à la surveillance de l'Hôtel de Ville
• Veiller au suivi de la main courante, des mallettes d'astreinte et des notes de gardiennage
• Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires intervenant dans le périmètre du service

Gestion administrative et budgétaire

• Élaborer et suivre le budget du service en lien avec le responsable administratif et financier de la Direction
• Assurer le suivi des dépenses et des besoins du service
• Préparer les éléments nécessaires aux arbitrages et aux décisions de la hiérarchie
• Élaborer les bilans et documents de suivi nécessaires au pilotage du service

Missions spécifiques

• Assurer le recensement de la population en lien avec le superviseur de l'INSEE et le coordonnateur
• Participer à la préparation et à la mise en œuvre des dispositifs nécessaires à cette mission
• Assurer toute mission relevant du périmètre du service et nécessaire à la continuité du service public

Profil recherché

Vous justifiez d'une expérience significative en management et en encadrement d'équipe, idéalement acquise dans le secteur public, en collectivité territoriale ou dans un environnement de services à la population.

Vous maîtrisez les principes d'organisation et de pilotage d'un service et êtes en capacité de coordonner plusieurs activités simultanément.

Vous savez :

• Encadrer et mobiliser une équipe
• Organiser et planifier l'activité
• Fixer des priorités et prendre des décisions dans le cadre de vos responsabilités
• Accompagner les agents dans leurs missions et dans l'évolution des pratiques professionnelles
• Faire respecter les procédures et les consignes
• Gérer les situations complexes et les imprévus
• Travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
• Rendre compte de l'activité et alerter votre hiérarchie lorsque nécessaire

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous faites preuve d'autorité, de diplomatie, de disponibilité et de pédagogie dans l'exercice de vos fonctions managériales.

Organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et autonome, vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et de synthèse.

La maîtrise des outils bureautiques et des outils de suivi d'activité est attendue.

Un poste à forte responsabilité managériale

Ce poste s'adresse prioritairement à des professionnels disposant d'une expérience avérée en encadrement et en organisation d'équipe.

La dimension managériale constitue une composante essentielle du poste : le chef de service est responsable de l'organisation du travail, de la coordination des agents, du suivi de l'activité et de la continuité du service.

Une simple expérience dans les domaines de l'accueil, du courrier ou de l'administration, sans expérience ou capacité démontrée en matière d'encadrement, de management et de pilotage d'activité, ne correspond pas pleinement aux attendus du poste.