Chargé(e) des achats en documentation

1. Missions principales
Sous l'autorité du chef de bureau et de son adjoint.e, la/le responsable des achats documentaires a pour missions principales :
- le pilotage, la gestion et le suivi des demandes d'abonnements et d'ouvrages des cabinets ministériels et des directions ;
- en coopération avec l'équipe de la bibliothèque, elle/il s'assure de la mise en œuvre effective des commandes (achat d'ouvrages, livraison de la presse), des abonnements aux périodiques et du bon fonctionnement des bases de données en ligne ;
- la gestion et le suivi des crédits documentaires (environ 1 M€ /an) ;
- le "suivi après-vente" des commandes documentaires auprès des cabinets et directions ;
- le pilotage, la gestion et le suivi des contrats, marchés et conventions : définition des besoins, élaboration des clauses techniques, analyse des offres, négociation avec les éditeurs ;
- la réalisation d'études économiques visant à évaluer la pertinence de la dépense documentaire ;
- l'analyse comparative et prospective de l'offre en ressources documentaires ;
- l'interface avec la sous-direction des achats et du développement durable de la DFAS ainsi que la direction des achats de l'État auprès de laquelle elle/il assure la représentation du ministère sur le segment documentation ;
- l'appui au bureau des budgets des services dans le suivi des enveloppes documentaires des cabinets et des directions ;
- une participation aux activités des bibliothèques professionnelle et culturelle (travaux sur les collections, événements...) ;
- une contribution aux projets et travaux transversaux menés au sein du bureau.

Pour mener ces missions, le/la responsable des achats est assisté.e par un agent de catégorie B qu'elle/il encadre.

2. Profil attendu :
Le/la candidat.e démontre rigueur et réactivité dans le suivi des achats et des marchés. Il/elle fait preuve d'un sens du service et du dialogue pour répondre aux nombreuses attentes des clients internes et aux sollicitations des prestataires. Le sens de l'initiative et la capacité à proposer des solutions nouvelles sont des atouts nécessaires pour s'adapter à l' évolution de l'environnement.

3. Partenaires institutionnels
L'ensemble des services et directions, en particulier la division des cabinets (DDC).

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :

Environnement institutionnel, finances publiques M
Procédures des marchés publics M
Gestion comptable et suivi des crédits M
Environnement professionnel de l'information et de la documentation M
Bureautique (Excel) M

La pratique de l'anglais serait appréciée pour les négociations avec les éditeurs étrangers

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

Savoir travailler en équipe ***
Faire preuve d'initiative ***
Capacité de dialogue avec des interlocuteurs variés ***
Réactivité**
Savoir être à l'écoute des besoins***
Faire preuve d'une grande rigueur***
Posséder un esprit de synthèse***

Savoir-faire :

Construire et suivre un budget, liquider des dépenses **
Capacités rédactionnelles**

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• LORIOT Patrice, Adjoint à la cheffe de service :
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