Chargé(e) de scolarité - MBA - EMBA (H/F)

L'équipe académique accompagne le participant depuis son « on boarding » académique, en amont de son arrivée sur le campus et jusqu'à l'obtention de son diplôme.

Le/La Chargé(e) de scolarité est co-responsable de la qualité et de la performance du programme MBA/EMBA d'HEC Paris. Il/Elle travaille dans l'équipe académique.

Rattaché(e) à la Directrice associée MBA/EMBA, au sein du pôle des MBA/EMBAs, son rôle est d'assurer la gestion de la scolarité des participants depuis leur admission jusqu'à l'obtention de leur diplôme.

Suivi administratif et académique des étudiants
Réaliser l'ensemble du suivi académique des participants
Créer les sections sur Sharepad
Gérer les inscriptions des étudiants dans Sharepad et dans les cours
Créer et gérer l'ordre des cartes d'étudiant
Mettre à jour le suivi des crédits académiques des étudiants tout au long de leur parcours
Administrer et représenter le compte BLUE pour l'équipe MBA

Accompagnement académique et gestion quotidienne
Faire des réunions en tête-à-tête avec les étudiants pour répondre aux questions académiques (Bookings Microsoft)
Traiter les mails des participants relatifs aux notes, à leur demande de distribution de crédits, et à toute autre demande académique pour laquelle ils ont besoin d'un support
Éditer et délivrer tous les documents académiques : transcripts, certificats, attestations, etc.
Suivre et relancer les professeurs pour la saisie à temps des notes de cours dans notre outil de gestion Sharepad
Suivre et valider les certificats de langues

Collaboration avec les services internes
Travailler en transversal avec les services Admissions, Finance, Résidence, Talents, Student Services, Leadership, Language Center et autres services en cas d'incident sur les parcours de nos participants nécessitant des reports, suspensions ou toute autre décision impactant le parcours académique
Soutenir les responsables de programme, les aider si nécessaire pour la rentrée, les examens, etc.
Soutenir Student Services avec leurs visas (attestations pour la préfecture et les présentations de la rentrée)

Jurys de diplomation et remise de diplôme
Préparer en amont les deux jurys de diplomation par an : convoquer les membres du jury selon le processus établi, établir les PV de composition, recevoir et définir les arrêtés
Préparer et assurer les jurys de diplomation en collaboration avec la Directrice Associée : vérifier tous les participants présentés au diplôme, justifier chaque report avec une pièce explicative officielle à l'appui, et suivre tous les reports
Éditer - sous réserve de contrôle et vérification des BAT numériques - auprès de l'imprimeur tous les diplômes : diplôme d'État et diplôme d'établissement, en respect des maquettes validées par le rectorat, de la charte graphique interne d'HEC Paris et de toute nouvelle consigne officielle
Préparer, avec le reste de l'équipe, la remise de diplôme : pendant la cérémonie ou par envoi sécurisé
Archiver et organiser numériquement tous les documents relatifs aux jurys : diplômes, PV, arrêtés, compositions, etc.

Suivi post-diplomation
Traiter les demandes des agences de vérification (Verifdiploma...) et toute demande des diplômés avec notre service Alumni

Logiciels utilisés :

L'utilisation de nombreux outils sera nécessaire dans l'exercice de vos fonctions (Blackboad & Blackboard Ultra, Sharepad, ADE, Blue, Bookings Microsoft).
De formation supérieure, vous justifiez d'une expérience professionnelle significative dans la relation client et l'organisation d'évènements.
Vous disposez de qualités relationnelles et organisationnelles et vous avez travaillé dans un environnement multiculturel et international.
Vous avez le sens des responsabilités et faite preuve d'anticipation. Vous êtes autonome, rigoureux/se, bienveillant(e) et avez la capacité à convaincre et à mobiliser.

Vous maitrisez les outils bureautiques et parlez Anglais couramment (niveau C1 minimum), la maîtrise d'une autre langue est un atout.