Chargé·e de gestion administrative et de communication - Essentiel F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

Impulsé par la Direction Générale des Services, le vaste programme de transformation « Essentiel » incube et impulse une trentaine de projets transformants pour l’établissement visant à simplifier les procédures et outils, mettre en œuvre des nouvelles méthodes de travail au sein d'Aix-Marseille Université.

Dans ce contexte, la personne recrutée aura pour missions principales :

• Gestion des agendas du directeur de programme et de ses adjoints
• Organisation des réunions (planification, convocations, réservation de salles, gestion distanciel/présentiel)
• Administration de l’outil de gestion de projet
• Mise à jour des outils de suivi et tableaux de bord
• Gestion documentaire (classement, archivage physique et numérique, structuration des espaces partagés)
• Élaboration et mise à jour d’outils de cadrage (organigrammes, répertoires, listes de diffusion)
• Gestion et suivi des opérations financières : bons de commande, engagements, ordres de mission (SIFAC)

Organisation d’événements du programme

• Organisation logistique de séminaires, ateliers et journées de travail
• Recherche et réservation de lieux (internes ou externes)
• Coordination des prestataires (traiteurs, matériel, supports techniques)
• Gestion des commandes de fournitures
• Élaboration de rétroplannings et suivi budgétaire des événements
• Appui logistique aux équipes projets

Communication interne et valorisation

• Rédaction et mise à jour de supports de communication (Guide d’accueil des nouvelles recrues, Fiches projets, Notes de présentation et synthèses etc.)
• Mise à jour des contenus intranet
• Harmonisation et mise en forme des documents
• Contribution au reporting et à la visibilité du programme

Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité hiérarchique du directeur de programme essentiel au sein de la direction générale des services.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et de gestion de projets, ainsi que les outils de gestion budgétaire (SIFAC), et disposez d’excellentes capacités rédactionnelles.À l’aise en communication interne et en organisation d’événements, vous évoluez efficacement dans un environnement transversal.Organisé·e et rigoureux·se, vous savez prioriser, anticiper les échéances et gérer plusieurs activités simultanément.Autonome, réactif·ve et discret·e, vous faites preuve d’un excellent sens relationnel et d’un fort sens du service public.

Un processus de recrutement fluide et transparent

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social