Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

de projets Sciences (inIdEx) est responsable de la gestion administrative et opérationnelle de cinq initiatives inIdEx au sein de l'Université Paris Cité, de leur appui à l'animation scientifique, à la
communication et à la valorisation. Ces cinq projets sont consacrés respectivement à la chimie biologique, la physique quantique, à l'exploration de l'organisation dynamique du vivant, à la modélisation de la complexité des phénomènes physiques, et à la physique des matériaux. de projets sera sous la responsabilité fonctionnelle des responsables scientifiques des projets, et sous la responsabilité administrative du de la cellule pluriprofessionnelle d'appui à la création de l'Hôtel de l'interdisciplinarité.

1. Gestion administrative et opérationnelle
• Assurer le secrétariat des organes de gouvernance de chacun des projets ;
• Assurer le fonctionnement administratif des projets en coordination avec les responsables et
membres de chaque équipe de direction, en s'appuyant sur les services supports de l'université ;
• Assurer le suivi administratif des projets financés par chaque projet ;
• Assurer le suivi des échéances administratives ;
• Participer à la préparation des évaluations (collecte des éléments, aide au reporting) ;
• Mener à bien les procédures de recrutements des projets (collecte des candidatures, organisation
des entretiens, contact avec le service RH) ;
• Suivre l'exécution budgétaire (suivi, rapports, reversements aux partenaires) ;
• Coordonner les relations avec les services de l'université : plateforme de gestion, service financier,
ressources humaines, communication, relations internationales, formation doctorale ;
• Gérer les missions des membres des comités scientifiques (voyage, logement) ;
• Gestion de l'accueil des invités scientifiques de longue durée.
2. Appui à l'animation scientifique, communication et valorisation
• Prendre part aux travaux de conception et de mise en œuvre des différents programmes et appels
à projets spécifiques à chaque projet en soutien du responsable scientifique (rédaction de l'appel,
récupération des candidatures) ;
• Organiser et animer la communication de chaque projet en interne et en externe (site web, lettres
d'information, réseaux sociaux) ;
. Contribuer à l'organisation des événements et conférences.

Connaissances

Maîtrise du système ESR français et de ses spécificités ;
Connaissance de l'organisation de la recherche publique ;
Connaissance des missions, du fonctionnement et de l'organisation de l'université.

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

Expérience en gestion de projets scientifiques, notamment sur les aspects administratif et financier ;
Démarche et méthodes de conduite de projets ;
Capacité à travailler en réseau avec des interlocuteurs de différents services ;
Capacités rédactionnelles en français et en anglais ;
Capacités orales à communiquer en anglais ;
Bonnes connaissances des outils de bureautiques et de gestion de projet ;
Organisation d'événements ;
Maîtrise des outils de communication (à visée interne et externe).

Savoir-être – Compétences comportementales

Bonne capacité d'adaptation ;
Rigueur et réactivité ;
Savoir travailler en autonomie ;
Savoir être force de proposition ;
Forte motivation et intérêt pour l'enseignement supérieur et la recherche.

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