Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative (H/F)

L'agence 43 du GRETA Auvergne recherche pour son site du Puy en Velay un / une Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative

Vous serez en charge de l'accueil général de l'organisme, et du suivi administratif des dossiers des secteurs auxquels vous serez rattaché(e).

Sur le poste d'Accueil :

• Accueil téléphonique (réception des appels, transferts vers les interlocuteurs ou prise de message, renseignements sur la structure et les formations proposées)
• Accueil physique (information et/ou orientation des visiteurs)
• Gestion du courrier (enregistrement, copies, distribution, classement, départ)
• Gestion de la revue de presse
• Gestion des clés des personnels sous couvert du responsable d'agence
• Réception des colis
• Secrétariat (compte-rendu de réunions, travaux divers .)
• Gestion du centre de Ressources (gestion des abonnements et commandes d'ouvrages)
• Gestion de la communication du GRETA sur les réseaux sociaux
• Accompagnement des campagnes commerciales en lien avec les CFP

Sur le poste de Gestion administrative :

Suivi administratif de l'apprenant tout au long de son parcours :

• Elaboration du dossier financier (de la création de la commande jusqu'à la pré facturation)
• Montage et suivi des dossiers de rémunération
• Renseignement des différents tableaux de suivis des actions en collaboration avec la coordonnatrice de dispositifs pédagogiques
• Renseignements des divers applicatifs
• Missions en lien avec le secrétariat courant
• Gestion des fournitures et petits matériels,
• Travaux de photocopies, reliures.,
• Classement et archivage,
• Participation à la démarche qualité (respect et suivi des procédures, mise à jour des documents qualité, réunions, audits, contribution à l'amélioration permanente du système Qualité)

Aptitudes :

• Sens aigu de l'organisation, rigueur, réactivité
• Disponibilité, adaptabilité
• Bonnes aisances relationnelles - Travail en équipe
• Discrétion
• Qualités rédactionnelles
• Prise d'initiatives

Compétences :

• Maitrise du pack office
• Capacité à s'approprier et utiliser les différents applicatifs liés au domaine de la formation