Secrétaire juridique bilingue (F/H)

Directement rattaché(e) au service Secrétariat

Vous aurez comme tâche principale d'assister au quotidien les Associés, Counsels et Avocats en assurant le secrétariat classique et technique adapté au contexte juridique du cabinet.

Organisation du travail : Travail en équipe / pool avec d'autres secrétaires, avec un rôle de back-up (relais en cas d'urgence).

Secrétariat classique- Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d'appel et la prise des messages ;

• Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas complexes, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l'équipe ;
• Prendre en charge l'impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;
• Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ; Effectuer le classement et l'archivage des dossiers électroniques et physiques de l'équipe ;
• Participer à la gestion des dossiers personnels de l'associé (préparation de courriers, etc.) ;
• Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ;
• Gestion des notes de frais.

Facturation & Suivi administratif- Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters ;

• Traduire et vérifier les descriptifs, puis assurer l'envoi des factures aux clients ;
• Relancer et suivre les factures en collaboration avec l'équipe Billing ;
• Gérer et saisir les notes de frais ;
• Codifier les factures fournisseurs sur Zeendoc ;
• Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats.

Business Development- Actualiser la base de données contacts (gestion des contacts de l'associé/équipe et saisie des activités de Business Development) ;

• Contribuer à la préparation des appels d'offres et à l'organisation d'événements.