Chargé(e) d’accueil & Communication interne

AROMA-ZONE , Aroma-Zone est une entreprise française engagée, leader dans le secteur de la beauté et du bien-être au naturel. Avec plus de 1600 références disponibles en ligne et dans ses boutiques, Aroma-Zone a pour mission de rendre accessible au plus grand nombre les solutions naturelles les plus efficaces pour prendre soin de soi, de sa famille et de sa maison.

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Présentation du poste

Le poste de Chargé(e) d’accueil & Communication interne contribue au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise et à la qualité de l’expérience collaborateur. Il/elle assure l’accueil des publics internes et externes, participe à la communication interne et à l’animation de la vie collective, tout en incarnant les valeurs d’Aroma-Zone dans ses interactions et ses communications.

Missions principales

Accueil & vie du site

Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs, et les orienter vers les interlocuteurs concernés.

Veiller à la qualité, au rangement et au bon fonctionnement des espaces d’accueil et des espaces collectifs.

Gérer la réception, le tri et la distribution du courrier et des colis, et signaler toute anomalie.

Gestion administrative & suivi des prestations

Traiter les bons de commande (création, suivi, contrôle de conformité).

Assurer le suivi administratif des prestations de services et des fournisseurs.

Communication interne & création de contenus

Participer à la communication interne et à la diffusion des informations auprès des collaborateurs.

Concevoir, réaliser et mettre à jour des supports de communication interne (visuels, affiches, invitations, supports digitaux), dans le respect de l’identité et du ton d’Aroma-Zone.

Contribuer à la valorisation des temps forts de la vie de l’entreprise (événements, actions QVT, initiatives internes).

Événementiel & coordination interne

Contribuer à l’organisation et à la coordination d’événements internes et externes.

Coordonner les prestataires liés à la vie du site et aux événements (traiteurs, restauration, café, fontaines à eau, prestations diverses).

Accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leurs déplacements professionnels et rendez-vous.

Être un point de contact opérationnel entre les différents sites physiques de l’entreprise (siège, boutiques, sites de production ou logistique).

Parcours collaborateurs & intégration

Organiser et réaliser des visites des différents sites dans le cadre de l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Positionnement & posture attendue

Le/la Chargé(e) d’accueil & Communication interne représente l’entreprise au quotidien, en présentiel comme à travers ses communications écrites et visuelles.Il/elle contribue à instaurer un climat de confiance, de simplicité et de convivialité, en cohérence avec les valeurs d’Aroma-Zone.

Savoir‑être

Sens des priorités et organisation

Aisance relationnelle, qualité d’écoute et de communication

Autonomie, réactivité et rigueur

Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité

Curiosité, polyvalence et esprit d’initiative

Sens du service et goût du travail collectif

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Teams, SharePoint…).

Maîtrise avancée de Canva et appétence pour la création de supports visuels.

Excellente expression écrite et orale en français.

Anglais

Courant indispensable, à l’oral comme à l’écrit, dans un contexte professionnel.

Formation & expérience

Formation de niveau Bac à Bac+2/3 (assistant(e), communication, accueil, administratif ou équivalent).

Expérience sur un poste polyvalent intégrant accueil avec une approche communication interne ou événementiel appréciée.