Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage de projet - H/F

Description

Mission principale :

Assurer le pilotage administratif et financier du projet Be Ready Now

• Mettre en œuvre, en coordination avec l’équipe projet, l’ensemble des activités administratives liées aux missions de pilotage scientifique et d’opérateur du projet Be Ready Now, en veillant à la cohérence avec les objectifs ainsi qu’avec les moyens humains et matériels mobilisés.

• Participer à l’élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs, notamment en produisant des prévisions et analyses budgétaires sur les recettes et les charges du projet.

• Assurer le suivi de l’exécution des recettes : contrôle des échéances et des engagements, création et transmission des factures, élaboration des titres d’avances et de recettes, et reporting auprès de l’organisme financeur.

• Concevoir, déployer et actualiser des outils d’analyse, de pilotage et de régulation (indicateurs, tableaux de bord, outils de suivi).

• Veiller au respect des règles et procédures administratives et contribuer à leur diffusion au sein des équipes du projet.

Assurer la gestion contractuelle ainsi qu’un appui transversal du projet Be Ready Now

• Contribuer à l’instruction des dossiers de demande de financement, en accompagnant le processus de validation budgétaire des projets déposés dans le cadre du projet Be Ready Now.

• Assurer la mise en place des projets : élaboration et gestion des actes attributifs, engagement des subventions et mise en paiement des aides correspondantes.

• Suivre les projets tout au long de leur cycle de vie, incluant le reporting financier annuel auprès de la commission européenne et le recouvrement des crédits non utilisés.

• Garantir la bonne circulation et la transmission fiable des informations auprès des différentes parties prenantes de l’Agence.

• Intervenir ponctuellement dans la gestion des dépenses de fonctionnement liées au projet.

Activités associées

• Mettre à jour les tableaux de bord du département.

• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

• Participer à répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure.

• Participer à la rédaction des rapports d’activité et aux supports de communication.

Profil recherché

Connaissances :

• La maitrise de l’anglais est indispensable sur ce poste
• Connaissance de l’environnement de la recherche
• Connaissance de la démarche de contrôle interne et démarche qualité
• Connaissance de l’administration
• Connaissance des techniques de recueil des informations, de statistiques et des outils de traitement des données
• La connaissance des procédures liées aux projets de recherche de la Commission Europénnes serait un plus

Aptitudes :

• Goût des chiffres et de la rigueur
• Sens de la pédagogie
• Sens des responsabilités, du dialogue et du travail en équipe
• Disponibilité

Expériences souhaitées :

Expérience sur postes similaires appréciée

Niveau de diplôme et formations :

Formation et/ou expérience en gestion administrative et financière, avec une spécialité contrôle de gestion / audit