ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE - SERVICE UPUMI F/H
Métier
Secrétariat médical - Assistanat médical
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Service d'affectation
Unité Post Urgences Médecine Interne (UPUMI)
Présentation du service
Le groupe hospitalier APHP Sorbonne Université est constitué de 7 sites : Armand Trousseau, Charles Foix, La Roche Guyon, Pitié Salpêtrière, Rothschild, Saint Antoine, Tenon. Il comprend 13 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites. Le Département Médico-Universitaire 3iD est spécialisé dans la filière des patients atteints de pathologies Immunologiques, Infectieuses, Inflammatoires et Dermatologiques. Site concerné : Hôpital Saint Antoine. Service concerné : Urgences post-Urgences Médecine Interne (UPUMI). Présentation du service : Chef de service : Pr FAIN. Service de 15 lits accueillant principalement des patients en provenance du service d’accueil des urgences. La durée moyenne de séjour se situe entre 7 et 9 jours. Polyvalence des patients et prises en charge.
Vos missions
Mission générale
Traiter et coordonner les opérations et informations médico-administratives.
Missions permanentes
- Relire, saisir, corriger et imprimer les comptes rendus d’hospitalisation, de courriers de consultation et de courriers administratifs divers.
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques.
- Assister au staff dans la mesure du possible.
- Planifier les rendez‑vous en consultation si suivis.
- Gestion du courrier.
- Répondre au téléphone et traiter les demandes des interlocuteurs.
- Réceptionner les fax : résultats de biologie à transmettre aux médecins, rendez‑vous d’examens aux IDE et médecins.
- Scanner les documents donnés par les médecins dans les dossiers informatiques patients.
- Gérer les dossiers médicaux : archivage de différents documents (courriers, examens, CRH…).
- Gérer les dossiers en lien avec la direction des usagers.
- Transmettre les dossiers médicaux en réponse aux demandes des patients.
- Faire la programmation des hospitalisations : demande des examens, coordination des dates, information du patient.
- Collaborer à la continuité du secrétariat, notamment pendant les congés ou absences diverses avec les secrétaires médicales du DAU.
- Descendre les dossiers papier aux archives.
Missions ponctuelles
- Réservation de la salle de staff pour besoin du service ou d’autres services demandeurs.
- Gestion des réclamations en concertation avec l’équipe médicale, l’encadrement et la direction des relations avec les usagers.
- Dans le cadre de la communication du dossier médical à la demande du patient : reproduction et envoi des documents à communiquer.
Profil recherché
Quotité de travail : 100% (7h30 ou 7h36). Amplitude horaire 08h17h. HTS : 09h16h36. RTT à poser dans le cycle régulier du travail.
Compétences requises
- Maîtriser les outils du SIH : ORBIS, STARE, MEDIWEB, GILDA, GDM.
- Maîtriser l'outil informatique : Internet, Intranet, Word, Excel, Power Point.
- Rédiger et mettre en forme des notes, des documents.
- Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations.
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat.
- Travailler en équipe.
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques.
- Reformuler une demande et en résumer les points clés, en faire une synthèse.
- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle.
Qualités professionnelles
- Discrétion
- Sens des responsabilités
- Curiosité intellectuelle
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de l'initiative
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Sens de la communication
- Disponibilité, assiduité, ponctualité
Pré-requis
- Titulaire d'un bac SMS ou bac ST2S + formation de secrétaire médicale ou concours de secrétaire médicale.
- Connaissance de l'environnement hospitalier.
- Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage.
Gestion de la prévention des risques professionnels
Formations institutionnelles proposées.
Formations à la sécurité et à la santé liées au travail.
Avantages à l'AP-HP
- Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre).
- Supplément familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge.
- Accès à une offre de formation continue conséquente.
- Prime d'installation : 1947 € nets au cours de la 1ère année de stage pour les nouveaux diplômés.
- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité.
- Possibilité de parking.
- Places en crèche disponibles (politique de zéro refus).
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice).
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent.
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…).
- Chèques emploi-service CESU AP‑HP.
Description de l'hôpital
Situé à Paris (12ème arrondissement), l'hôpital Saint‑Antoine est l'un des hôpitaux de référence de l'est parisien. Il propose une diversité de spécialités médicales et chirurgicaines de court séjour pour adultes. Il dispose d'un centre de prélèvement d'organes et de tissu et d'une unité «SOS mains».