Assistante Administrative & Logistique F/H

Compte de l’augmentation de l’activité, l’assistant( e )aidera les managers et les fonctions supports dans la réalisation des tâches administratives et logistiques.

Vos missions seront les suivantes :

Administration générale

• Émission des Ordres de Mission (OM) pour les collaborateurs CETH.
• Vérification et traitement des Notes de Frais (NdF) dont la vérification des du ratio Kms Personnels VS Kms Professionnels
• Gestion mensuelle des indicateurs de performance CETH.
• Programmation et suivi du plan de formations
• Générer la documentation des habilitations et mise à jour des carnets d’accès
• Mises à jour régulières du livret d’accueil
• Aide à la rédaction et mise à jour des standards

Logistique & Services généraux

• Réservation des hôtels, billets de train, avion, voitures de location.
• Lancement des transports classiques ou de class 7
• Suivi (maintenance, pneus, réparations, carte carburant, badge péage) du parc de Véhicules de location de Longue Durée (VLD) ou assurer l’interface avec la société qui en a la charge.
• Prise de rendez-vous pour les visites médicale et/ou DATR et enregistrement des aptitudes
• Gestion des stocks Équipements de Protection Individuelle (EPI) et des dotations.
• Suivi des fontaines à eau, distributeurs automatiques, etc.
• Organisation des événements internes : portes ouvertes, inaugurations, repas d’équipe.
• Suivi des fournitures de bureau

Accueil & coordination

• Standard téléphonique
• Accueil physique des clients, visiteurs, livreurs.
• Gestion des accès au bâtiment : ouverture du portail, orientation des visiteurs.
• Rédaction des notes de bienvenue
• Assurer le suivi de la réalisation des parcours d’intégration

Communication

• Communication : newsletter ou autre
• Traductrice (vérification de traduction)
• Animation du réseau social CETh
• Mise à jour Site internet et compte LinkedIn direction
• Diffusion CR : COPIL, H&N, CSE etc.. et gestion des affichages règlementaires
• Fluidifier les processus (remontées d’information sur la base du REX observé

Livrables

• OM
• NdF
• Programme de formation
• Parcours d’intégration
• Livret d’accueil
• RDV
• Newsletter
• Standards
• Carnet d’accès à jours
• Habilitations à jour

Indicateurs

• OM et NdF traités dans les délais
• 95% des parcours d’intégration complétés dans les délais
• Incitateurs de CETH remis à jours mensuellement et diffusés dans les délais
• Avancement du Programme de formation diffusé mensuellement
• Mise à jour du site internet tous les 3 mois
• Diffusion mensuelle de la newsletter

Profil

Bac+2 : BTS Gestion PME, BTS SAM, DUT GEA ou équivalent

• Maitrise du pack office 365 Word, Excel, Power point, Team
• Expérience de 5 ans en administration & logistique s, Outlook

Anglais niveau opérationnel

Permis B