ASSISTANT(E) MEDICO-ADMINISTRATIF - ADJOINT ADMINISTRATIF (H/F)

Contexte et environnement du poste

Lieux d'exercices : CMP de l'Hippodrome situé au 21 avenue Foch à LAMBERSART CTS situé 2, rue de La Carnoy à LAMBERSART. Possibilité de remplacement sur l'ensemble du pôle.

Horaires du poste

Du lundi au vendredi 8h30-16h45 ou 10h15-18h30 (CMP 45 min de pause le midi) 9h00-17h00 (CTS 30 min de pause le midi)

Compétences et qualités requises

• Connaissances (Savoir) : Connaissance des techniques de secrétariat, de bureautique et des logiciels informatiques; Connaissance de la langue française; Connaissance de l'environnement médical; Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement; Connaissance du vocabulaire médical; Connaissance du codage des actes.
• Savoir-faire : Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics; Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures; Savoir évaluer une situation et atténuer les tensions; Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser; Prendre des notes rapidement; Filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Aptitudes relationnelles et comportementales (Savoirs-être) : Etre capable de travailler en équipe/réseau; Faire preuve de disponibilité; Faire preuve de courtoisie; Respecter la confidentialité et le secret professionnel; Organiser son travail et prioriser les tâches; Faire preuve de discrétion; Avoir le sens du service public; Faire preuve de polyvalence et de réactivité; Avoir le sens de l'accueil, de la communication; Avoir des capacités relationnelles; S'exprimer clairement vis à vis d'interlocuteurs divers et variés; Etre à l'écoute des usagers et des familles.

Activités clairement définies

• Gestion des dossiers et des procédures dans le cadre de la loi du 27 septembre 2013 sur les soins psychiatriques sans consentement.
• Saisie des dossiers, courriers et statistiques sur informatique.
• Accueil, orientation téléphonique et physique des personnes (patients, famille, visiteurs).
• Tenue des dossiers, classement, archivage.
• Travail de frappe sur base de documents écrits et dictés.
• Gestion du courrier.
• Gestion des commandes d'articles de bureau et réassort dans les bureaux.
• Prises de notes et comptes rendus de réunion.
• Secrétariat de l'équipe médicale, sociale, soignante.
• Relations avec les services administratifs, techniques et généraux de l'établissement.
• Relations avec les personnels externes.
• Réception et transmission des informations.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

Hiérarchiques : Sous la responsabilité hiérarchique de la DRH et de la Cheffe de Pôle; Sous la responsabilité fonctionnelle de la cadre supérieure de santé de pôle.

Fonctionnelles : Le cadre de santé de proximité; Les cadres de santé; Les praticiens hospitaliers du pôle.

Compétences attendues

• Baccalauréat option secrétariat médical, Diplôme secrétariat médico-social, BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine du secrétariat.
• Adaptabilité.
• Mobilité.
• Disponibilité.

Outils

• Dossier patient informatisé (Cariatides).
• Messagerie (Outlook).
• Intranet.
• Chronos.
• Lifen.
• Rofim.

Ressources et exigences

Utilisation du véhicule personnel.

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Madame Maryvonne DECROIX