ASSISTANT.E JURIDIQUE GOUVERNANCE ET ADMINISTRATIF.VE H/F

Vos missions principales seront :Gouvernance et vie sociale

Organiser les instances de gouvernance (Conseils d'administration, Assemblées générales, Bureaux) : planification, convocations, préparation et transmission des dossiers, suivi des présences et pouvoirs, organisation matérielle et accueil des participants.

Préparer les dossiers de séance avec les juristes, participer aux instances et assurer la préparation des supports, la rédaction et la diffusion des procès-verbaux, délibérations et relevés de décisions.

Assurer le suivi des formalités liées aux décisions des instances et la mise à jour des documents sociaux et juridiques (statuts, conventions réglementées, délégations de signature et registres sociaux).

Assurer le suivi du sociétariat, la gestion des parts sociales, la tenue des registres des associés et des souscriptions, ainsi que les formalités de dépôt des comptes annuels.

Assistanat de direction, gestion administrative et budgétaire

Organiser et coordonner l'activité administrative de la Direction : gestion de l'agenda, réunions, rendez-vous, déplacements, événements et suivi des échéances.

Assurer le traitement des courriers et sollicitations, le suivi des parapheurs, des circuits de validation et de signature, ainsi que la préparation et la diffusion des documents institutionnels (notes, rapports, comptes rendus et présentations).

Assurer le suivi administratif des dossiers (formalités, échéances, relances, classement et archivage physique et numérique) et apporter un appui organisationnel aux pôles Immobilier/Gouvernance et Marchés Publics.

Assurer le suivi des commandes, contrats, abonnements et prestations, contrôler les factures et vérifier la conformité des prestations réalisées.

Participer à l'élaboration du budget annuel et assurer le suivi des engagements de dépenses.

Coordonner les échanges avec les avocats, notaires et autres partenaires externes.