Assistant·e en gestion administrative (F/H)

Niveau de recrutement : Assistant Ingénieur (catégorie A)

Niveau de rémunération

• Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
• Agents contractuels : à partir de € bruts mensuels selon profil et expérience (+complément de rémunération annuel)

Localisation du poste : Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)

Service des enseignements

Type de poste

Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 2 ans renouvelable)

Poste à pourvoir à partir du 1er juin 2026

Rôle et missions

Sous l’autorité des responsables scientifiques, l’assistant·e ingénieur·e assure la gestion administrative et le suivi pédagogique et administratif des étudiant·e·s de master et de doctorat d’une formation de master (Arts Littératures et langages) et d’une formation doctorale (Arts et langages). Réunissant environ 250 étudiants.

Il ou elle met en œuvre des procédures fixées par la Direction des enseignements et de la vie étudiante et accompagne les étudiants dans leurs parcours de l’admission à la diplomation.

Accueil et diffusion de l’information

• Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants
• Gérer et traiter le courrier, le téléphone, la messagerie
• Rédiger et mettre à jour des documents d’information à destination des étudiants et de l’équipe pédagogique
• Alimenter les pages du site internet de l’EHESS dédié à la mention et à la formation doctorale

Gestion administrative et pédagogique – Master

• Veiller au respect des calendriers de gestion
• Gérer les campagnes d’admission
• Organiser les journées de rentrée et les différentes manifestations au cours de l’année
• En lien avec la référente fonctionnelle des applications mettre à jour l’offre de formation de la mention dans le logiciel de gestion de Scolarité (APOGEE)
• Gérer les inscriptions pédagogiques et les parcours de master des étudiants et saisie dans Apogée
• Saisir et traiter les résultats d’examen de Master
• Réceptionner et contrôler les dossiers de candidature des contrats doctoraux et des aides (aides au terrain, bourses «aires culturelles», aides à la professionnalisation)
• Organiser et alimenter les bases de données
• Préparer et convoquer les réunions de l’équipe pédagogique et du conseil pédagogique, ainsi que les jurys d’examen des masters.
• Rédiger les comptes rendus des réunions
• Participer aux groupes de travail et réunions de la DEVE
• Participer à la préparation des enquêtes d’évaluation destinées à l’HCERES
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers

Gestion administrative et pédagogique – Doctorat

• Suivre les procédures de recrutement des doctorants contractuels, DCE, ATER (fiches de postes, organisation des entretiens et auditions)
• Instruire les dossiers de candidature à des aides de l’Ecole doctorale (Journées d’études, aides terrains, aides aux colloques, etc.) et organiser les jurys de pré-sélection.

Gestion financière en lien avec la responsable budgétaire de la direction

• Participer à l’élaboration du budget de la formation
• Instruire les dossiers d’aides aux terrains pour les étudiants en master
• Faire les demandes d’engagement
• Suivre l’exécution du budget
• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
• Maîtrise et suivi de la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service
• Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
• Connaissance du logiciel de scolarité (APOGEE, Pégase)
• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel...)
• Connaissance des techniques de classement et d’archivage
• Connaissance de l’anglais (B1 cadre européen commun de référence pour les langues) serait apprécié
• Connaissance de l’application Pégase serait appréciée

Savoir-faire

• Savoir informer et rendre compte
• Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins
• Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants-chercheurs
• Avoir le sens de l’initiative, de l’organisation
• Sens de la confidentialité, autonomie
• Rigueur / Fiabilité
• Bac +2 ou équivalent exigé
• Expérience souhaitée sur le même poste ou le même domaine d’activité