Assistant.e de direction (H/F)
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Assurer la gestion administrative et comptable courante de la direction du Pôle.
Appliquer les règles, procédures et réglementations administratives, budgétaires et comptables en vigueur.
Gérer les crédits du centre financier : suivi budgétaire, contrôle des dépenses et des pièces justificatives.
Établir et saisir les précommandes conformément aux lignes budgétaires et aux procédures de l'établissement.
Constituer, instruire et assurer le suivi des dossiers administratifs et comptables.
Saisir, mettre à jour et exploiter les bases de données de gestion administrative, financière et, le cas échéant, des ressources humaines.
Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi, bilans et statistiques simples.
Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver des documents administratifs (courriers, notes, rapports, certificats, etc.).
Assurer la circulation de l'information au sein du Pôle et auprès des partenaires extérieurs, notamment via des outils collaboratifs.
Informer, orienter et accompagner les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches administratives.
Répondre aux demandes d'information des services internes et des partenaires extérieurs.
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service.
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
Classer et archiver les documents, notamment les pièces justificatives des opérations financières.
Conditions particulières d'exercice : Nécessite une grande polyvalence
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances :
Principes de base de la gestion administrative, budgétaire et comptable.
Réglementation administrative applicable à l'enseignement supérieur et à la recherche.
Organisation et fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur.
Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
Maîtrise des systèmes d'information et des outils bureautiques : Pha
Re, SIHAM, Word, Excel, messagerie électronique et Internet.
Connaissance de la réglementation administrative, budgétaire et comptable applicable au domaine d'activité.
Appliquer des procédures et des règles de gestion.
Utiliser des outils informatiques et des logiciels métiers.
Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
Organiser, classer et archiver des informations et documents.
Assurer le suivi de dossiers et respecter les échéances.
Savoir-être - Compétences comportementales :
Rigueur et sens de l'organisation.
Réactivité
Sens relationnel
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Sens du service public.
Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés.
Autonomie dans l'exécution des tâches confiées.
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :
Niveau V - CAP, BEP ou diplôme équivalent
