Assistant(e) administratif(ve) et comptable (H/F)

Mission générale :
L'assistante administrative gère les tâches administratives courantes de l'entreprise, notamment la facturation, la préparation des paies, la gestion des encaissements et des tâches spécifiques liées aux agences, aux intervenants à domicile et à la livraison de repas à domicile. Une partie des missions se déroulera dans les locaux d'Accolade. Le respect de la confidentialité est essentiel.

Attributions :
1- Facturation, encaissement et relances clients :
o Participer à l'élaboration des factures clients et suivre les paiements.
o Relancer les clients en cas de retard de paiement.
o Vérifier et enregistrer les encaissements par chèque.
o Gérer les remises en banque des chèques reçus et suivre les créances impayées.
o Développer les envois de facture par mail et les paiements par prélèvement.

2- Aide à la préparation des paies :
o Collecter et préparer les informations nécessaires pour le traitement des paies.
o Enregistrer les données relatives aux frais de transport des intervenants

3- Gestion des acomptes et saisie sur salaire :
o Gérer les demandes d'acompte et préparer les paiements.
o Gérer les saisies sur salaires.

4- Gestion du courrier :
o Réceptionner et distribuer le courrier entrant.
o Gérer l'envoi du courrier sortant, notamment le courrier simple, les factures et autres documents administratifs.

5- Gestion des achats de fournitures et des stocks :
o Effectuer les commandes de fournitures de bureau et achats courants pour le siège et pour l'ensemble des agences.
o Gérer les commandes des gants et chaussures pour les intervenantes à domicile.

6- Gestion de l'activité de livraison de repas à domicile :
o Recevoir et renseigner les demandes des prospects pour la livraison de repas à domicile.
o Signer les contrats avec les clients et assurer le suivi de leur demande.
o Enregistrer les commandes des clients dans le système.
o Transmettre les menus dans les temps au client.
o Passer les commandes auprès des fournisseurs de repas et du boulanger.
o Préparer les tournées des livreurs en fonction des commandes et des zones de livraison.
o Gérer la facturation liée à l'activité de livraison de repas et assurer le suivi des paiements des clients.

7- Fonctionnement du service
o Participer à la gestion téléphonique
o Effectuer toutes autres missions administratives demandées par la direction.
o Proposer des améliorations pour la qualité du service.
o Rendre compte de son activité à son responsable.

8- Vie de l'entreprise
o Respecter les horaires, règles et consignes de sécurité.
o Respecter les procédures internes et les règles de déontologie

Compétences : -Connaissance de la réglementation en vigueur sur l'activité des Services d'Aide à Domicile (SAD) -Connaissances en gestion de la paie et facturation. -Aisance dans l'expression écrite et communication orale. -Maîtrise des logiciels bureautiques, EXCEL et XIMI.

Savoir-être :

-Sens de l'organisation et rigueur.

-Capacité à travailler de manière autonome

-Compétences en communication (orale et écrite).

-Discrétion et confidentialité.

-Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Formation/Expérience :

- Bac pro en gestion, administration, comptabilité ou domaine similaire.