Assistant(e) de Cabinet F/H

Entreprise

La Ville de Compiègne, 41 000 habitants, cité impériale, chargée d’histoire et de patrimoine, occupe une position géographique privilégiée à moins d'une heure de Paris et à proximité immédiate de l'une des plus belles forêts d'Europe.

Compiègne est une ville universitaire dynamique qui joue un rôle moteur sur le développement économique du territoire.

Elle est intégrée à l'Agglomération de la Région de Compiègne, regroupant 22 communes et 82000 habitants, pôle économique performant et innovant, à fort enjeu industriel et engagé dans le développement durable.

Poste

Le Cabinet du Maire, placé sous l’autorité du Directeur de Cabinet, est une direction qui dépend directement du Maire. Il assure un rôle d’interface entre les habitants, les élus, les services, les partenaires et autres collectivités et organise l’expression politique du Maire et de la Municipalité.

Le cabinet est chargé d’accompagner le Maire dans l’exercice de ses responsabilités et de gérer et d’organiser l’emploi du temps de Monsieur le Maire, de traiter le courrier qui lui est adressé personnellement et d’assurer le suivi des dossiers. 

Missions Principales

* Tenue de l'agenda du Maire

* Réponses aux appels des administrés

* Prises de rendez-vous

* Préparation des demandes de RV et recherche du dossier correspondant

* Enregistrement des RV du Maire sur agenda et les lister sur un document

* Tenue d'une liste comprenant les RV transmis dans les services 

* Confirmation des RV

* Tenue d'une liste des RV confirmés de Mr le Maire et envoi par mail

* Tenue d'une liste "raccourcie" pour les concierges

* Tenue d'une fiche comprenant les RV et les manifestations à donner à Mr le Maire chaque jour

* Tenue d'une liste des déplacements du Maire pour les chauffeurs

* Préparation des réponses aux courriers

* Prise en sténo et frappe des courriers dictés

* Prise en sténo suite à "Allô Monsieur le Maire"

* Préparation des feuilles "Allô" pour Mr le Maire

* Classement de tous les dossiers

* Tenue d'un fichier – logiciel Athena - de tous les RV et courriers classés au secrétariat

* Enregistrement courrier dans le logiciel MAARCH

* Vérification des pochettes "signature" et copie des documents à classer au secrétariat après 

signature

* Classement des invitations

* Elaboration du tableau de semaine des Adjoints (2 fois par an)

Missions ponctuelles 

* Ouverture du courrier postal et mails et traitement

* Enregistrement du courrier

* Vérification de tous les dossiers (1 fois par an)

* Mise en place d'une liste dans chaque classement alphabétique (1 fois par an)

Conditions d’exercice

* A temps complet (39h00)

* Horaires de bureau mais avec la possibilité de travailler ponctuellement le samedi matin.

Profil

* Posséder une première expérience sur un poste similaire

* Excellent niveau d’orthographe et parfaites qualités rédactionnelles,

* Maîtrise des outils bureautiques Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook, Athéna, Maarch),

* Bonne connaissance de l’organisation des collectivités territoriales,

* Capacité d’analyse et de synthèse,

* Sens de l’organisation et du travail en équipe,

* Sens du contact et de la communication,

* Connaissance et respect du protocole,

* Sens du service public,

* Méthode et rigueur,

* Discrétion,

* Disponibilité.