Secretaire Service Social (F/H)

Situé sur le territoire de santé Oise-Est, avec un bassin de population de plus de 225 000 habitants, le CHICN est un acteur incontournable, avec près de 1 158 lits et places. Né de la fusion des hôpitaux de Compiègne et de Noyon en 2013, il constitue un seul et même établissement. L'EHPAD Fournier-Sarlovèze à Compiègne et ceux de St-François et St-Romuald à Noyon font également partie de l'Etablissement. Le CHICN est, depuis 2016, l’établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire Oise Nord Est (GHT ONE), qui regroupe l'hôpital de Crépy-en-Valois et d'autres établissements en direction commune : l'IMPRO de Ribécourt ainsi que les EHPAD d'Attichy/Tracy-le-Mont, de Cuts et de Beaulieu-les-Fontaines.

MISSIONS

• Organiser pour l'équipe du service social la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
• Organiser la gestion logistique (réservation de salles de réunions...)

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Accueil et communication
  • Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs (patients, usagers, familles, agents des services du CHICN...) en face à face et au téléphone
  • Recevoir, collecter, et mettre en forme les informations pour en assurer la transmission
• Secrétariat
  • Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers: courriers, comptes rendus de réunions, ...
  • Reproduire des documents et assurer leur diffusion
  • Prendre des rendez-vous et gérer les agendas du service
• Gestion administrative
  • Traiter des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri; traitement, classement, diffusion, archivage...)
  • Suivre l'avancement des dossiers suite à leur enregistrement
  • Mettre à jour des fichiers de données et documents, archiver et classer les dossiers
  • Organiser et assurer un classement bureautique et physique pour le partage et la conservation de l'information
• Gestion logistique
  • Participer à l'organisation logistique des réunions : réservation de salles
  • Gérer les stocks de produits (fournitures et consommables)
  • Gérer les départ et l'arrivée du courrier
• Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel
  • Recueillir et transmettre à l'équipe et aux partenaires extérieurs les informations utiles au bon fonctionnement de l'entité
  • Communiquer, échanger les informations au sein de l'équipe

ACTIVITÉS SECONDAIRES

• Accueillir, encadrer et assurer l'accompagnement pédagogiques de personnes en formation (agents, étudiants, stagiaires, ...)
• Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité
• Participer à des projets internes du CHICN ou en lien avec les partenaires de l'établissement
• Participer aux réunions de services hebdomadaires et au projet de service

DIPLOMES ET QUALIFICATIONS

• Bac Professionnel secrétariat (niveau IV) /BTS

COMPÉTENCES, APTITUDES et SAVOIR FAIRE REQUIS

• Connaissance du secteur d'activité (sanitaire, social) et des dispositifs propres au domaine d'activité
• Connaissance des profils de patients et usagers du service social
• Travail en équipe et en réseau
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Trajectoire,...)
• Communication, écoute
• Discrétion professionnelle, respect du secret
• Organisation, rigueur, réactivité
• Sens des responsabilités
• Adaptabilité
• Respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle
• Ponctualité

CONDITIONS DE TRAVAIL ET SUJETIONS PARTICULIÈRES

• Poste à 100%
• Temps plein de jour du lundi au vendredi, repose fixe samedi et dimanche
• Durée quotidienne de travail: 7h
• 25 Congés annuels