Secretaire Service Social (F/H)

Situé sur le territoire de santé Oise-Est, avec un bassin de population de plus de 225 000 habitants, le CHICN est un acteur incontournable, avec près de 1 158 lits et places. Né de la fusion des hôpitaux de Compiègne et de Noyon en 2013, il constitue un seul et même établissement. L'EHPAD Fournier‑Sarlovèze à Compiègne et ceux de St‑François et St‑Romuald à Noyon font également partie de l'Etablissement.

Le CHICN est, depuis 2016, l'établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire Oise Nord Est (GHT ONE), qui regroupe l'hôpital de Crépy‑en‑Valois et d'autres établissements en direction commune : l'IMPRO de Ribécourt ainsi que les EHPAD d'Attichy/Tracy‑le‑Mont, de Cuts et de Beaulieu‑les‑Fontaines.

Missions

• Organiser pour l'équipe du service social la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
• Organiser la gestion logistique (réservation de salles de réunions…)

Activités principales

• Accueil et communication – Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs (patients, usagers, familles, agents des services du CHICN…) en face à face et au téléphone.
• Recevoir, collecter et mettre en forme les informations pour en assurer la transmission.
• Secrétariat – Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers : courriers, comptes rendus de réunions, …
• Reproduire des documents et assurer leur diffusion.
• Prendre des rendez‑vous et gérer les agendas du service.
• Gestion administrative – Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri ; traitement, classement, diffusion, archivage…).
• Suivre l'avancement des dossiers suite à leur enregistrement.
• Mettre à jour des fichiers de données et documents, archiver et classer les dossiers.
• Organiser et assurer un classement bureautique et physique pour le partage et la conservation de l'information.
• Gestion logistique – Participer à l'organisation logistique des réunions : réservation de salles.
• Gérer les stocks de produits (fournitures et consommables).
• Gérer le départ et l'arrivée du courrier.
• Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel – Recueillir et transmettre à l'équipe et aux partenaires extérieurs les informations utiles au bon fonctionnement de l'entité.
• Communiquer, échanger les informations au sein de l'équipe.

Activités secondaires

• Accueillir, encadrer et assurer l'accompagnement pédagogique de personnes en formation (agents, étudiants, stagiaires, …).
• Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité.
• Participer à des projets internes du CHICN ou en lien avec les partenaires de l'établissement.
• Participer aux réunions de services hebdomadaires et au projet de service.
• Actualiser ses connaissances par de la documentation, des formations.

Diplômes et qualifications

• Bac Professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS

Compétences, aptitudes et savoir‑faire requis

• Connaissance du secteur d'activité (sanitaire, social) et des dispositifs propres au domaine d'activité.
• Connaissance des profils de patients et usagers du service social.
• Travail en équipe et en réseau.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Trajectoire…)
• Communication, écoute.
• Discrétion professionnelle, respect du secret.
• Organisation, rigueur, réactivité.
• Sens des responsabilités.
• Adaptabilité.
• Respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle.
• Ponctualité.

Conditions de travail et particularités

• Poste à 100 %.
• Temps plein de jour du lundi au vendredi, repos fixe samedi et dimanche.
• Durée quotidienne de travail : 7 h.
• 25 Congés annuels.