Assistant(e) de Cabinet F/H

Entreprise

La Ville de Compiègne, 41 000 habitants, cité impériale, chargée d’histoire et de patrimoine, occupe une position géographique privilégiée à moins d'une heure de Paris et à proximité immédiate de l'une des plus belles forêts d'Europe.

Compiègne est une ville universitaire dynamique qui joue un rôle moteur sur le développement économique du territoire.

Elle est intégrée à l'Agglomération de la Région de Compiègne, regroupant 22 communes et 82000 habitants, pôle économique performant et innovant, à fort enjeu industriel et engagé dans le développement durable.

Poste

Le Cabinet du Maire, placé sous l’autorité du Directeur de Cabinet, est une direction qui dépend directement du Maire. Il assure un rôle d’interface entre les habitants, les élus, les services, les partenaires et autres collectivités et organise l’expression politique du Maire et de la Municipalité.

Le cabinet est chargé d’accompagner le Maire dans l’exercice de ses responsabilités et de gérer et d’organiser l’emploi du temps de Monsieur le Maire, de traiter le courrier qui lui est adressé personnellement et d’assurer le suivi des dossiers. 

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur de Cabinet, vous aurez principalement en charge des missions de rédaction, d’informations, d’accueil, de classement, de traitement, de gestion et suivi de dossiers.

Missions

Gestion des courriers, notes, mails :

* Vous réceptionnez et traitez les courriers, notes, mail (externes et internes),

* Vous rédigez et mettez en forme divers documents : courriers, comptes rendus, notes...,

* Vous assurez la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées,

Accueil téléphonique et physique du cabinet du Maire :

* Vous gérez les appels téléphoniques avec les administrés, les élus et les différents intervenants de la vie municipale,

* Vous accueillez et recevez, filtrez, renseignez, transcrivez les messages, réorientez l'interlocuteur, dans le but d'apporter une solution,

* Vous organisez des réunions et des rendez-vous,

* Mise à jour des fichiers.

* « ALLO, Monsieur le Maire »

Conditions d’exercice

* Poste temps complet (39h)

* Horaires de bureau mais avec la possibilité de travailler ponctuellement le samedi matin.

Profil

* Posséder une première expérience sur un poste similaire

* Excellent niveau d’orthographe et parfaites qualités rédactionnelles,

* Maîtrise des outils bureautiques Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook),

* Maîtrise de la sténographie appréciée,

* Bonne connaissance de l’organisation des collectivités territoriales,

* Capacité d’analyse et de synthèse,

* Sens de l’organisation et du travail en équipe,

* Sens du contact et de la communication,

* Sens du service public,

* Méthode et rigueur,

* Discrétion,