Assistant(e) Administration des Ventes Export H/F

Description:

Le Groupe Piment cherche un(e) Assistant(e) Administration des Ventes Export H/F basé à Rinxent dans le 62.

Maitrise Anglais obligatoire.

Positionnement du poste dans l’organisation :

Sous l’autorité du Responsable ADV Export.

En relation avec différents intervenants : la direction et tous les services de la Société

• Réaliser le traitement administratif et commercial des commandes clients dans un objectif de qualité
• Assurer la communication administrative entre les différentes branches de l'entreprise.
• S’assurer que les commerciaux Exports disposent des supports techniques et commerciaux nécessaires et transférer les demandes aux autres services.
• Enregistrer les commandes dans les meilleurs délais et transférer les informations aux commerciaux et à la production
• Faire les devis des commerciaux conformément au tarif
• Suivre les commandes
• Repérer les commandes hors délai de livraison et reporter les informations aux commerciaux
• Organiser les transports (formalités administratives, mentions légales, formalités douanières, relations avec les transporteurs)
• Suivre la facturation et règlements (crédit documentaire, lettre de crédit…)
• Support aux commerciaux pour les appels d’offre

• Participation aux meetings commerciaux et salons
• Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients selon leur demande (suivi commande, informations produit etc)
• Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients allemands, anglais etc
• Etablir devis dans le strict respect des tarifs et des conditions de ventes validées par la direction
• Transmettre les données sur les modalités techniques et commerciales aux clients, aux commerciaux terrain
• Enregistrer la commande, vérifier les conditions de réalisation (délais, mode de conditionnement, en informer les clients et les commerciaux) sur les logiciels Excalibur France, Excalibur UK et Excalibur Gmb

• Transmettre le suivi hebdomadaire des commandes en cours de fabrication
• Vérifier les éléments de paiement des commandes (règlement, facturation. frais de port etc), vérification des en-cours et des couvertures crédits
• Génération des factures clients sur les logiciels Excalibur France, Excalibur UK et Excalibur Gmb

• Collecter les éléments nécessaires à la réponse aux appels d’offre : effectuer toute la trame documentaire et s’assurer de la réponse dans les délais
• Constitution de la partie administrative des dossiers de réponse aux appels d’offre
• Transmettre les éléments nécessaires aux réunions hebdomadaires

Assistant(e) Administration des Ventes Export H/F

• Savoir : Connaissance des produits, du tarif, maîtrise de la langue anglaise
• Savoir-faire : Maitrise de l’outil informatique, Power point etc…
• Savoir être : Réactivité, rigueur, organisation, dynamisme, sens de la communication, polyvalence