Assistant de Manager – Gestion Documentaire F/H

Description du poste : Ce poste est situé au sein des équipes « Commercial and Customer Center » de la Business Unit Combustible (environ 100 personnes à Lyon).

Le cœur des missions est constitué par la gestion documentaire des documents (courriers, notes techniques) émis et reçus de nos clients :

• Gestion des courriers en réception : enregistrement en base documentaire et diffusion
• Gestion des courriers en émission : enregistrement en base documentaire, interne et éventuellement client ; diffusion interne et externe
• Gestion de l'évolution des structures documentaires
• Aide à la préparation de documents, notamment en cas de nomenclature documentaire imposée par le client L'assistant(e) se verra également confier des missions plus classiques d'assistance ou secrétariat, partagées avec les autres assistantes de l'équipe, telles que :
• Gestion des missions et notes de frais associées
• Organisation et coordination de réunions
• Mise en forme de documents : lettre, compte-rendu (Word), présentation (Powerpoint),
• Création et réception de demande d'achats (SAP / Webcycle)
• Fournitures de bureau suivi du budget
• Organisation de Workshop (Klaxoon) L'assistant(e) sera également force de proposition d'amélioration sur le fonctionnement (suggestions).