Assistant de direction - F/H

RESPONSABILITÉS :

Contexte de travail

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR des Sciences Economiques et de Gestion (SEG)

Composition du service (effectifs) : 20

Fonction d'encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Directeur administratif (DA) de l'UFR SEG

Description du poste : missions et activités

Appui à la direction de l'UFR

Gérer l'agenda de la direction et assister l'équipe de direction (directeur ou administrateur provisoire et directeur administratif) dans l'exercice de leurs responsabilités

Préparation et soutien de leurs différentes activités

Rédaction de courriers

Participation et établissement des comptes rendus du conseil d'UFR

Gestion du conseil d'UFR

Renseigner tableaux de bords et enquêtes (insertion professionnelle, devenir des diplômés...)

Classer et archiver les documents et informations

Accueillir et informer les personnels et les usagers de l'UFR

Activités associées

Référent des élections au sein de l'UFR

Suivi des communications avec les services centraux (demandes de dérogation, PV de fraude, ...)

Participation à l'organisation et la logistique des salons de l'étudiant, colloques, conférences, JPO, forum des métiers, etc...

Assister le secrétariat du pôle licence en cas de nécessité

Mise en place et gestion des cordées de la réussite

Référent RH de l'UFR

Référent RH BIATSS de l'UFR

Soutien RH ENS/VAC auprès de la DA Adjointe de l'UFR

Organisation et gestion des comités de recrutement (en collaboration avec le chargé de budget)

Accueil et suivi des enseignants invités

Accueil des enseignants titulaires et vacataires (carte professionnelle, ...)

L'agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l'activité du service.

Outils spécifiques à l'activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Word, Excel, Google agenda, Hyper

Planning, Sépia,

Safran, i-parapheur, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances / Savoir

Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur

Organisation et fonctionnement de l'établissement

Savoir faire

Savoir organiser son espace de travail (physique et numérique)

Facilité rédactionnelle

Savoir rendre compte par écrit à son supérieur hiérarchique

Savoir être

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Être disponible lors des pics d'activités et être réactif

Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées