Assistant administration des ventes et logistique H/F (H/F)

Rattaché(e) au service d'administration des ventes et Supply Chain et sous la hiérarchie du responsable ADV/Logistique

Formation assurée en amont via le dispositif POEI qui vous permettra à l'issue de réussir les missions suivantes :

Assister le/la Gestionnaire ADV & Logistique dans la préparation, la saisie, le contrôle et le suivi administratif des commandes clients, du backorder, des expéditions/livraisons et de la facturation, afin de garantir une exécution fluide et des données fiables dans l'ERP

Préparation et saisie des dossiers ADV (support)

• Traitement des commandes (pièces, infos, conditions) et validation dans l'ERP selon les consignes du gestionnaire.
• Mettre à jour les statuts (commande, livraison, backorder, liste deprix.)
• Contrôler la complétude des informations et remonter les anomalies / manquants au gestionnaire.

Suivi backorder et relances (exécution)/ Tenir à jour le tableau de suivi backorder (reliquats, dates, priorités données par le

gestionnaire).

• Relancer les interlocuteurs internes (appro/logistique/technique/POS) pour obtenir les informations nécessaires.
• Tracer les actions et escalader au gestionnaire les cas à risque (retard majeur, blocage).

Facturation clients

• Préparer les éléments de facturation (commande/BL/preuves/PV) et effectuer la saisie des factures selon procédure
• Mettre à jour le suivi des factures (émise, envoyée, payée, en attente, en litige).
• Signaler au gestionnaire tout point bloquant (pièce manquante, incohérence, demande particulière).
• S'assurer de la remise et réception des factures selon les spécificités des clients.

Relances clients

• Effectuer les relances clients selon la trame/procédure (échéances) et tracer les retours.
• Transmettre à votre hiérarchie les retards sensibles, litiges, demandes de gestes/avoirs.

Gestion des déclarations ventes (POS)

• Assurer le suivi spécifique des POS et leur intégration dans le flux opérationnel ADV.
• Maintenir un suivi POS et suivi mensuel avec les fournisseurs.

Compétences souhaité mais pas obligatoire car nous allons vous former sur :

Savoirs (connaissances techniques)

• Connaissance des flux logistiques B2B
• Compréhension des enjeux ADV, stock, transport, facturation
• Notions d'export appréciées : incoterms, lithium, douanes, législation

Savoir-faire (compétences pratiques)

• Maîtrise des outils informatiques (ERP, Excel, outils collaboratifs)
• Rigueur dans le contrôle des données et la gestion des priorités
• Capacité à traiter plusieurs sujets simultanément
• Anticipation, coordination et suivi administratif précis

Savoir-être (attitudes professionnelles)

• Réactivité, rigueur, fiabilité et l'envie d'être curieux
• Sens de l'organisation et capacité à travailler sous délai
• Aisance relationnelle et posture de service
• Esprit d'équipe et adaptabilité dans un environnement PME

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