Assistant administratif du pôle ressources (H/F)

Placé sous la responsabilité du Responsable du pôle ressources, l'Assistant pôle ressources participe à la gestion budgétaire, financière et RH de l'unité de gestion.

Gestion RH

• Participe au suivi des congés et plannings de toutes les équipes de l'unité de gestion GCH (pôle maintenance, accueil et veille, secrétariat, agents de service)
• Participe au suivi des états de présence, relevé des absences, les campagnes d'entretiens individuels annuels
• Participe à la diffusion des informations relatives aux différentes campagnes RH (CET, Promotions.)
• Participe au suivi des recrutements des CDD et vacataires étudiants
• Participe à la gestion des Accidents de travail des agents
• Assure un soutien en relais avec les RH sur les problématiques RH des agents
• Renseigner sur des informations réglementaires RH
• Assurer les réponses RH de 1er niveau
• Participe au projet d'amélioration continue aux projets thématiques de la DRH (QVCT, process, règlementation...)

GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES :

• Participe à la gestion des marchés, recherche de produits spécifiques/Services (hors technique) et production de devis
• Participe au suivi des dossiers d'assurance, de contentieux, et assure la gestion des véhicules de service
• Participe à la rédaction de fiches de procédures

GESTION FINANCIERES

• Edite les bons de commandes (validation DUG/DG - 800€)
• Réceptionne les BL et constate les Services Faits hors Technique
• Transmet les BC aux fournisseurs, relance les fournisseurs
• Saisit et analyse les bases de données dédiées à la gestion (tableaux de suivi)
• S'assure de la fluidité de la chaine de la facturation de l'UG
• Participe à la construction du budget

Des missions complémentaires pourront être affectées en fonction des appétences du/de la gestionnaire et des besoins du service.

Compétences techniques

• Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous
• Maitrise des règles de la gestion des personnels (organisation du travail, statuts, types de recrutement.)
• Connaissance des règles de gestion financière et comptable
• Connaissance en matière de gestion matérielle (hygiène et sécurité des personnes et des biens)
• Connaissance de la réglementation des marchés
• Connaissance des principes de la comptabilité publique
• Maîtrise des outils internet, de la bureautique et logiciels professionnels.

Compétences organisationnelles

• Polyvalence et réactivité
• Travail en équipe
• Capacité d'analyse
• Rigueur et sens de l'organisation
• Capacités rédactionnelles
• Savoir rendre compte de son activité
• Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité

Compétences relationnelles et managériales

• Qualités relationnelles
• Sens de la communication
• Sens des initiatives
• Autonomie et prise de décision rapide