Alternance Assistant(e) Administratif & Office Manager - Toulouse (F/H) (H/F)
Votre mission consiste à maintenir un cadre de travail d'excellence en levant les freins logistiques au quotidien, permettant ainsi à chaque équipe de s'épanouir pleinement.
Assistanat
Accueil téléphonique et physique.
Gestion du courrier.
Gestion ponctuelle des réservations de salles de réunions.
Commandes ponctuelles de repas (pour les invité(s), réunions avec des tiers, formations, etc.).
Support interne : réponse aux demandes diverses des salarié(s) concernant l'environnement de travail (Office) et l'événementiel.
Office Management
Gestion du système de tickets (ticketing) : suivi et traitement des demandes internes liées aux services généraux.
Gestion de l'exploitation et maintenance : point de contact référent auprès des différents prestataires et partenaires (gestionnaires de bâtiment, etc.) pour la résolution des incidents liés aux locaux.
Gestion de la flotte mobile : commandes, suivi des abonnements et mise à jour de l'inventaire.
Gestion des achats et approvisionnements
Commandes et réception de fournitures diverses (matériel de bureautique, équipements de sécurité, etc
Commandes et réception de mobilier
Achats de consommables (boissons, nourriture, vaisselle, etc.).
Gestion des voyages et déplacements
Organisation des déplacements pour les nouveaux salariés.
Organisation de la logistique et des réunions pour les membres du Conseil d'administration (Board).
Événementiel et communication interne
Organisation d'événements d'entreprise : coordination des projets en collaboration avec l'équipe RH.
Conception et planification : réflexion stratégique sur les thématiques, le choix des lieux et la programmation des activités.
Gestion des prestataires : identification, prise de contact et mise en concurrence des différents intervenants.
Suivi du budget alloué aux événements.
Information et diffusion : communication auprès des salariés et gestion des plannings.
Coordination opérationnelle le jour J.
Vie d'entreprise et cohésion : animation de la communication interne et maintien du lien avec les salariés.
