Office Manager / Executive Assistant

Véritable bras droit opérationnel du Président, vous assurez le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise, facilitez la coordination interne et garantissez une organisation fluide et efficace.

Vous jouez un rôle clé dans la structuration d’une startup en croissance.

Parmi vos missions :

Support direct au Président

• Gestion et optimisation de l’agenda
• Organisation des réunions stratégiques
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus
• Préparation de dossiers et supports
• Suivi des actions et relances
• Organisation des déplacements professionnels
• Gestion ponctuelle de sujets confidentiels

Gestion administrative et organisationnelle

• Structuration et amélioration des process internes
• Centralisation et suivi des documents administratifs
• Interface avec les partenaires externes (comptable, avocat, prestataires)
• Suivi des contrats et échéances
• Gestion des formalités administratives

Gestion des commandes et logistique

• Envoi et réception de colis
• Suivi des livraisons
• Passation et suivi des commandes (matériel, fournitures, cadeaux clients) et négociation
• Gestion des relations fournisseurs
• Organisation logistique des événements internes et externes

Suivi administratif et financier

• Suivi des factures et paiements
• Préparation des éléments pour la comptabilité
• Gestion des notes de frais
• Suivi budgétaire opérationnel simple

Vie de bureau et coordination interne

• Gestion des fournitures et équipements
• Organisation d’événements d’équipe
• Accueil des visiteurs
• Coordination entre le Président et les équipes
• Participation à la structuration de la culture interne
• Formation Bac +3 à Bac +5
• 3 à 5 ans d’expérience minimum en Office Management ou Executive Assistance
• Expérience en startup ou environnement en forte croissance appréciée
• Excellente organisation et sens des priorités
• Discrétion et gestion de la confidentialité
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Autonomie et proactivité

Premier entretien de 30min en visio.

Deuxième entretien sur site si le premier est concluant.