Agent administratif - service courrier et accueil

Nous recherchons pour un poste en CDI : Agent Administratif – Service Courrier et Accueil (H/F)

Rattaché(e) à la Responsable achats et logistique interne, vous contribuez au bon fonctionnement des flux administratifs de la Mutuelle en assurant la gestion du courrier entrant et sortant, le suivi des opérations administratives associées ainsi que la continuité de l'activité accueil lorsque les nécessités de service l'exigent.

Véritable acteur du service, vous participez également à l'amélioration des procédures et pourrez évoluer à terme vers un rôle de référent au sein du service courrier.

Vos missions

Gestion du courrier et des flux documentaires

• Réceptionner, ouvrir, identifier et orienter le courrier entrant selon les procédures en vigueur.
• Préparer, mettre sous pli, affranchir et assurer l'expédition du courrier et des colis.
• Numérisation et intégration dans l’outil GED.
• Indexation et contrôle de la qualité des documents dématérialisés.
• Identifier et imputer les frais d'envoi aux services concernés conformément aux règles de ventilation analytique définies par l'entreprise.
• Assurer le suivi des courriers recommandés et des expéditions spécifiques et/ou sensible
• Garantir la qualité et les délais de traitement des flux entrants et sortants.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements de traitement du courrier (mise sous pli, affranchissement).
• Signaler les anomalies et participer aux résolutions avec le prestataire concerné.
• Contribuer à l’amélioration des procédures et de l’organisation du service.
• Participer à la gestion documentaire et à l'archivage

Gestion logistique et administrative

• Participer à la gestion des fournitures administratives et des consommables liés à l'activité.
• Contribuer au bon fonctionnement des services par la réalisation de missions administratives ponctuelles.

Assurer la continuité de l’activité accueil

• Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs en cas de nécessité de service.
• Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs vers les services compétents.
• Contribuer au maintien de la qualité d’accueil du siège lors des absences ou renforts ponctuels.

Activités spécifiques

• Assurer le suivi des flux de courriers et renseigner les outils de suivi.
• Contribuer à l’élaboration des indicateurs d’activité du service.
• Être force de proposition pour améliorer la qualité du service et l’efficacité des processus.
• Participer à la transmission des connaissances et l’accompagnement des nouveaux arrivants.

Profil recherché

• Formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif, accueil ou secrétariat.
• Une première expérience dans la gestion du courrier, l'administration ou l'accueil est appréciée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Sensibilité aux procédures et à la qualité de service.
• Une expérience dans un environnement multi-services constitue un atout.

Savoir-être

• Sens de l'organisation et rigueur.
• Esprit d'équipe.
• Réactivité et adaptabilité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens du service client interne.
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives.
• Bon relationnel et communication professionnelle.

Informations complémentaires

• Poste en CDI
• Basé à BeauvaisTravail en semaine et en journée
• Mutuelle et Prévoyance
• Crèche
• CSE
• Restaurant d’entreprise