AGENT D'ACCUEIL - RENFORT ETE (H/F)
RESPONSABILITÉS :
Dans le cadre d'un CDD du 03/08 au 31/08/2026\n\n
Mission principale :
– Assurer l'accueil physique et téléphonique au sein de l'Hôtel d'Agglomération.
– Gérer le traitement du courrier entrant et sortant.
Activités :- Accueil et relation usagers
– Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers : informer, renseigner et orienter.
– Traiter les boîtes mails « Accueil » et « Agglo » et suivre les demandes.
– Gérer et orienter les sollicitations via la plateforme GRU.- Courrier, colis et reprographie
– Réceptionner, trier, enregistrer, copier et distribuer le courrier entrant.
– Assurer l'affranchissement et l'expédition des courriers et colis sortants.
– Gérer la réception des livraisons.
– Réaliser des travaux courants de reprographie.- Logistique, moyens généraux et réservations
– Gérer les plannings Outlook des VAE, de l'Office Traiteur et, ponctuellement, des salles de réunion.
– Assurer le suivi et l'organisation de l'espace Accueil et Repro.- Appui administratif et transversal
– Apporter un appui ponctuel aux secrétariats et accueils des services/directions (tâches de reprographie, mises en forme simples, etc.).
– Assister le responsable du service : création de documents, mise en page de procédures, réalisation de tableaux de suivi et de plannings.
– Contribuer à la mise à jour des supports internes : organigrammes, procédures, affichages, signalétique, etc.
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences associées :- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Excellentes compétences en communication orale et écrite
- Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses services
- Capacité à gérer des agendas sous Outlook
- Gestion d'un standard téléphonique (accueil, orientation, filtrage)
- Maîtrise des outils suivants : Outlook, Word, Excel, Power
Point, Teams
Qualités requises :- Sens aigu du service public et engagement fort envers l'intérêt général
- Sens de l'accueil : capacité à recevoir le public avec courtoisie et professionnalisme
- Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité des informations échangées
- Diplomatie : aptitude à gérer des situations délicates ou conflictuelles avec calme et tact
- Disponibilité et réactivité face aux besoins des usagers et des services
- Excellente communication, à l'oral comme à l'écrit
- Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle sans se disperser
- Maîtrise du stress : savoir rester efficace en période de forte affluence ou en cas d'imprévus
- Polyvalence : aptitude à adapter son activité à différents interlocuteurs et missions
- Esprit d'équipe : collaborer efficacement avec les autres services
- Excellente écoute, empathie et courtoisie dans les relations avec les usagers et l'équipe
- Grande ponctualité et assiduité
- Respect de la hiérarchie, des procédures et du cadre réglementaire
- Autonomie dans la réalisation des tâches courantes
- Adaptabilité et flexibilité face aux imprévus et changements de priorités
- Attitude positive, professionnelle et constructive
- Présentation soignée et adaptée au contact avec le public
- Accueillir, informer et orienter le public, en présentiel et par téléphone
- Gérer un standard téléphonique (réception, filtrage, transfert, prise de messages, qualité de l'accueil téléphonique)
- Traiter le courrier et les mails (réception, tri, diffusion, réponses courantes)
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de relation usager
- Gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public de manière calme et professionnelle
- Réaliser les tâches administratives courantes (saisie, classement, archivage, mise à jour de dossiers)
- Hiérarchiser les priorités et respecter les délais
- Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration
- Garantir la confidentialité et la protection des informations traitées
