Agent administratif polyvalent – Accueil, Administration générale et Vie associative (H/F)

Accueil du public

Accueil du public, gestion administrative, Suivi des associations. Connaissances en état civil appréciées.

Accueil du public et relation aux usagers.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie.
• Informer, orienter et accompagner les administrés dans leurs démarches.
• Recueillir et assurer le suivi des demandes et doléances en lien avec les élus et les services.
• Accueillir les nouveaux habitants et les informer sur les services municipaux et les principales démarches administratives.
• Réaliser diverses formalités administratives: recensement citoyen, attestations d'accueil, objets trouvés

Gestion administrative

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, numérisation, affranchissement et diffusion).
• Rédiger des courriers, arrêtés et documents administratifs.
• Mettre en forme différents documents.
• Assurer l'archivage des dossiers.
• Gérer les régies relevant du service.
• Assurer le suivi de l'affichage réglementaire (hors urbanisme et voirie).
• Participer au recensement de la population.
• Instruire les demandes de débits de boissons permanents et temporaires.

Vie associative

• Assurer le suivi administratif des associations locales.
• Gérer les mises à disposition des salles, équipements, terrains, box de stockage et badges.
• Organiser les prêts de matériel communal et du minibus.
• Instruire les demandes administratives des associations.
• Préparer et suivre les campagnes de subventions.
• Participer à l'organisation des commissions municipales dédiées à la vie associative.
• Rédiger les délibérations, notes, comptes-rendus et courriers.
• Mettre à jour l'annuaire des associations et les informations sur le site internet communal.
• Organiser la réunion annuelle des associations et le Forum des associations.
• Accompagner les associations dans leurs projets et leur fonctionnement.
• Assurer une veille réglementaire et diffuser les informations utiles aux associations (appels à projets, financements, formations, dispositifs d'accompagnement…).

État civil (non obligatoire)

• Gérer les registres d'état civil (ouverture, clôture, transmission annuelle, mentions).
• Établir les copies et extraits d'actes d'état civil.
• Mettre à jour et délivrer les livrets de famille.
• Organiser les cérémonies de parrainage civil.
• Assurer le recensement citoyen des jeunes de 16 ans.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif.

Profil recherché

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissances des règles de l'état civil et des procédures administratives.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
• Connaissance du milieu associatif appréciée.

Savoir-faire

• Accueillir, renseigner et orienter le public.
• Gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Organiser son travail avec méthode et rigueur.
• Rédiger des actes administratifs et des courriers.
• Travailler en transversalité avec les services et les élus.
• Animer et suivre des projets événementiels.

Savoir-être

• Sens du service public.
• Excellent relationnel et qualités d'écoute.
• Discrétion professionnelle.
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Polyvalence et capacité d'adaptation.
• Esprit d'initiative.
• Réactivité face aux sollicitations.
• Goût du travail en équipe.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes