ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F)

FILIERE : Filière administrative

CADRE D'EMPLOI : Adjoints Territoriaux

CATEGORIE : C

GRADES CORRESPONDANTS :

Adjoint Administratif

Adjoint Administratif Principal 2ème classe

Adjoint Administratif Principal 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Oui

Temps de travail 20 h

DÉFINITION DU POSTE :

Au sein d'une commune de moins de 2000 habitants, l'agent assurera les tâches administratives polyvalentes de base dans les domaines divers tels que la comptabilité, la communication, l'état civil, ainsi que toutes autres tâches confiées par la secrétaire générale. Également, l'agent remplacera l'agent d'accueil pour assurer notamment l'accueil physique et téléphonique en son absence.

MISSIONS

• Saisir les engagements comptables des commandes
• Enregistrer les factures de Chorus Pro et traitement via le logiciel comptable
• Etablir ordonnancer et liquider les bordereaux de mandats de dépenses
• Etablir ordonnancer et liquider les bordereaux de titres de recettes
• Traiter les débits d'office et le P 503
• Saisir les marchés publics dans le logiciel comptable
• Réception des livraisons et gestion des fournitures administratives
• Relation étroite avec le Service de Gestion Comptable\n\n

• Création d'affiches pour communiquer auprès des administrés
• Publication des informations sur Panneau Pocket
• Mise à jour du site internet
• Aide dans les étapes de finition de la gazette communale
• Participation à la commission communication sur demande de la Secrétaire générale ou du Maire

En remplacement et en lien avec l'agent d'accueil :

• Accueil physique et téléphonique des administrés, des fournisseurs, et des institutions : recevoir et orienter les demandes
• Retransmission des messages à l'équipe et aux élus concernés
• Traiter les courriers (arrivée / départ), les e-mails,
• Classer, ranger et archiver les dossiers,

• Affichage règlementaire
• Gestion de l'agenda du Maire, adjoints et autres rendez-vous
• Gestion des associations, gestion des salles communales (associations et administrés), Etat des lieux
• Gestion des permissions de voirie
• Déclaration des sinistres aux assurance
• Traiter les demandes d'état civil, cimetière, élections, recensement militaire
• Assurer la tenue des listes électorales et organisation physique des scrutins,
• Traitement des paies et déclaration des cotisations