Adjointe à la responsable administrative et financière H/F

Réservé uniquement aux agents du service public (fonctionnaires et CDI)

Cette offre est ouverte aux personnes disposant d’un titre leur reconnaissant la qualité de travailleur handicapé ou travailleuse handicapée.

L'offre en un coup d'oeil

Adjointe à la responsable administrative et financière H/F.

L'unité

Laboratoire de Physique

Type de Contrat

Mobilité Interne (NOEMI)

Description du Poste

L'adjointe à la RAF coordonne et réalise de manière autonome des activités de gestion administrative, financière et des ressources humaines du laboratoire au sein du service Administration et Finances, composé de quatre gestionnaires.

Les Missions

1. Gestion des Ressources humaines :
   • Recrutement et accueil :
     • Initier et suivre les dossiers de recrutement des personnels contractuels
     • Organiser l'arrivée des professeurs invités, chercheurs invités et visiteurs (conventions d'accueil ENS, ordres de mission, contrats de travail)
     • Préparer les conventions d'accueil Cerfa pour les étrangers hors UE
     • Prendre en charge les aspects logistiques, administratifs et financiers de l'accueil des stagiaires (conventions de stage, gratifications)
     • Accompagner les personnels non-permanents dans leurs démarches administratives
   • Administration et suivi :
     • Alimenter les bases de données RH des deux tutelles (CNRS et ENS de Lyon)
     • Réaliser des tableaux de bord internes, des statistiques, et en assurer le suivi
     • Appliquer les procédures spécifiques d'accès dans un laboratoire
     • Concevoir et actualiser des fiches procédures pour l'intranet du laboratoire
   • Intégration des nouveaux membres :
     • Gérer l'accueil des nouveaux membres du Laboratoire français ou étranger (attribution des bureaux, remise des clés, référents)
2. Gestion administrative et financière des projets de recherche :
   • Montage et suivi des projets :
     • Appuyer le montage des projets (ANR, Europe, Région, contrats industriels)
     • Veiller au respect des échéances contractuelles et financières
     • Aider à la préparation des rapports scientifiques et financiers
   • Coordination interne :
     • Coordonner la politique de direction (appel à projets interne, gestion de la maintenance des équipements et des licences logicielles)
     • Soutien administratif à l'organisation de manifestations scientifiques
3. Activités associées :
   • Assurer le suivi des activités liées au recrutement (organigramme, signalétique, trombinoscope, annuaire, affichage des actualités, archivage)
   • Veiller à l'évolution de la règlementation en matière de gestion administrative, financière et des ressources humaines

Votre Profil

Compétences

Savoirs / connaissances :

• Maîtrise du mode de fonctionnement des administrations publiques et des règles de gestion comptable
• Maitrise de la gestion financière
• Connaissance générale des ressources humaines
• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure et des tutelles (Université et CNRS)
• Maîtrise des logiciels courants de bureautique (traitement de texte, tableur)
• Maîtrise de l'anglais

Savoir-faire :

• Accueillir, écouter, communiquer et renseigner avec diplomatie
• Organiser et gérer les priorités de manière efficace
• Concevoir des tableaux de bord et des courriers administratifs

Savoirs-être :

• Aisance relationnelle
• Capacité à travailler en équipe
• Réactivité
• Rigueur, organisation et autonomie

Votre Environnement de Travail

Le poste s'exerce dans le Laboratoire de Physique (UMR5672) sous double tutelle du CNRS et de l'ENS de Lyon. L'unité compte environ 190 personnes et dispose d'un budget de plus de 6M€. Le poste s'inscrit au sein du service Administration et Finances, composé de cinq personnes, et est placé sous l'autorité directe de la Responsable Administrative et Financière.

Conditions de travail :

• Télétravail : 2 jours par semaine
• Horaires : 38h30/semaine
• Congés : 44 jours de congés annuels

Avantages :

• Restaurant administratif sur le site de l'ENS de Lyon
• Prise en charge des transports (75% du coût) et forfait mobilité durable
• Offres sociales (mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie)

Rémunération et avantages

Congés et RTT annuels

44 jours

Pratique et Indemnisation du TT

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€