Adjoint administratif – Gestionnaire formation continue

Vous assurez la gestion administrative et organisationnelle des actions de formation, dans le respect du référentiel Qualiopi. Vous contribuez au développement de l’offre de formation interne, y compris à destination de publics externes, et participerez à la structuration et à l’amélioration continue des dispositifs de formation. Vous veillerez à la conformité administrative, financière et réglementaire des dispositifs et contribuerez activement au développement des compétences du personnel.

Activités principales

1. Accueil et logistique

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service formation.
• Préparer les salles de formation et organiser leur utilisation (planning, matériel, signalétique).

2. Mise en œuvre du plan de formation

• Recevoir et traiter les demandes de formation validées.
• Organiser les sessions de formation : planification, inscriptions, convocations.
• Gérer les relations avec les organismes de formation (commandes, conventions, annulations éventuelles).

3. Gestion administrative et financière

• Veiller à la traçabilité administrative des actions de formation (conventions, feuilles d’émargement, attestations, évaluations).
• Participer à la mise en œuvre et au suivi du système qualité lié au référentiel Qualiopi.
• Contribuer à la constitution et à la mise à jour des preuves nécessaires aux audits Qualiopi.
• Participer à l’amélioration continue des processus de gestion de la formation.
• Assurer le suivi des indicateurs qualité et des évaluations des actions de formation.
• Assurer le suivi budgétaire des actions de formation.
• Contrôler la conformité des facturations et conventions de formation.
• Participer au suivi des financements (ANFH, DPC, dispositifs individuels).
• Contribuer au suivi analytique de l’activité formation.

4. Suivi des dossiers individuels

• Mettre à jour les dossiers formation des agents.
• Informer les agents sur les dispositifs disponibles (Bilan de compétences, DPC, VAE, CFP, CPF...).
• Accompagner les agents dans leurs démarches administratives liées à la formation.

5. Évaluation et reporting

• Collecter les évaluations des actions de formation.
• Contribuer au bilan annuel de formation en lien avec la responsable du service.
• Participer à l’amélioration continue des procédures de gestion.

6. Concours de titularisation

• Renseigner les agents sur les règlements intérieurs des concours.
• Apporter un appui, si besoin, à la responsable du service dans l’organisation des concours.

7. Développement et diffusion de l’offre de formation

• Participer à la structuration et à la mise à jour du catalogue de formation interne.
• Contribuer à la diffusion de l’offre auprès de publics externes (établissements partenaires, structures sanitaires et médico-sociales).

Profil recherché

Qualités requises

• Aisance relationnelle, écoute, diplomatie, maitrise de soi.
• Rigueur, méthode, sens de l’organisation.
• Autonomie, capacité à prioriser et réactivité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Aptitude au travail en équipe.
• Aisance avec les chiffres.

Connaissances générales

• Connaissances en informatique, maitrise des outils bureautiques (Excel, Word…).
• Connaissance en droit public et/ou droit du travail, maitrise de l’orthographe et grammaire.
• Connaissance du référentiel Qualiopi.
• Capacité à gérer plusieurs dispositifs simultanément.
• Capacité d’analyse et de suivi d’indicateurs.
• Capacité à appliquer un référentiel qualité.