Université Lyon 1 - Secrétaire (H/F)

Université Lyon 1 - Secrétaire (H/F)

Réf.

Fonction publique : Fonction publique de l'État

Employeur : Université Claude Bernard Lyon 1

Localisation : Villeurbanne

Domaine : Relation à l'usager

Vos missions

Vous aurez pour mission d'assurer l'accueil physique/téléphonique, l'agenda des visites du médecin et de l'infirmière sur Outlook et MEDTRA (logiciel médical), le secrétariat du service.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, des interlocuteurs internes et externes
• Organisation des réunions (RH, psychologue du travail, études de poste, visites de sites etc)
• Traiter les demandes des agents sur la boîte mail du service
• Gestion budgétaire, gestion des stocks (commandes-réception), demandes de devis auprès des fournisseurs, suivi des commandes et des factures
• Suivi des agents qui reprennent le travail après congé maladie, congé longue maladie, congé maternité, accidents du travail…
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion en interne
• Préparation des missions et des stages du médecin et de l’infirmière (gestion sur NOTILUS)
• Envoi des attestations de visites au service DRH et à la hiérarchie de l’agent
• Gestion du courrier postal
• Classement et archivage des documents
• Encadrement ponctuel de nouvelles secrétaires du service
• Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l’intérêt du service

Logiciels et matériels spécifiques utilisés

• Outils bureautiques Pack office/Internet/Intranet
• SIHAM en consultation du dossier agent
• MEDTRA (logiciel métier médical)
• OUTLOOK (gestion des agendas)
• DEDOM pour les missions

Profil recherché

Compétences attendues

• Savoir gérer des agendas
• Savoir suivre les dossiers/relancer/classer/organiser
• Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
• Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'établissement

Connaissances

• Connaissances générales des techniques d'accueil téléphonique et physique
• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir être

• Sens du relationnel
• Sens de l'organisation
• Savoir rendre compte
• Aptitude au travail en équipe
• Sens des relations humaines, écoute et bienveillance
• Respect du devoir de confidentialité et du secret médical

Expérience professionnelle souhaitée

Entre 1 et 3 ans

Niveau d’études minimum requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Éléments de candidature

Documents à transmettre : CV et lettre de motivation.

Pour postuler, veuillez envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) par courriel à .

À propos de l'offre

• Vacant à partir du 01/04/2026
• Catégorie C (employé)
• Rémunération indicative : 2110,42 € brut/mois
• Nature du contrat : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Conditions de travail : 37h30 semaine, 48,5 jours de congés
• Mobilité : télétravail sous conditions, forfait mobilité durable

À propos de l'Université

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…) comptant 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche.