Une ou un gestionnaire administratif et financier

Sous la responsabilité de la Directrice de la scolarité, de la vie étudiante et des concours, le·la titulaire du poste assurera des fonctions polyvalentes d’assistance administrative, technique et logistique au sein du service dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Le poste est organisé en deux volets complémentaires: un temps consacré aux activités de scolarité (gestion des dossiers des apprenants, bases de données, systèmes d’information, appui aux départements d’enseignement et de recherche) et un temps dédié aux missions transversales de l’établissement, notamment le suivi des dispositifs liés au handicap et la mise en œuvre du congé menstruel. Cette organisation est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service.

Le poste s’inscrit dans un environnement de travail fortement transversal: le·la titulaire sera amené·e à collaborer avec l’ensemble des pôles de la DSVEC ainsi qu’avec les directions et services partenaires de l’établissement. En période de pic d’activité (campagnes d’inscription, jurys, événements institutionnels) ou en cas de nécessité de service, le·la titulaire pourra être sollicité·e pour traiter des dossiers relevant d’un périmètre élargi, en soutien des autres membres de l’équipe.

Activités principales

Volet 1 – Scolarité

• Instruire les dossiers des apprenants en vérifiant la régularité juridique et administrative; élaborer et rédiger les documents administratifs associés (conventions de stage, certificats, attestations)
• Assurer la gestion et le suivi des bases de données de scolarité; contribuer au déploiement et à l’utilisation des outils numériques (systèmes d’information étudiants, plateformes de candidature, outils de reporting)
• Assurer l’accueil et le traitement des demandes d’information des interlocuteurs internes (apprenants, départements d’enseignement et de recherche) et externes
• Participer à la gestion administrative et financière du service: saisie, contrôle et suivi des engagements juridiques (EJ), contribution au reporting budgétaire et à la vérification de la régularité des actes financiers
• Alimenter les tableaux de bord et contribuer au reporting; mettre à jour le site institutionnel et l’intranet de l’ENS pour la DSVEC
• Participer à l’organisation des évènements portés par la DSVEC (cérémonie de remise des diplômes, concours, etc.)
• Partager les connaissances et contribuer à la documentation des procédures; assurer, en période de pic d’activité ou en cas de nécessité de service, la prise en charge de dossiers relevant d’un périmètre élargi en soutien des autres membres de l’équipe

Volet 2 – Missions Vie étudiante, vie du campus

• Assurer le suivi administratif et financier des dispositifs liés au handicap: instruction des dossiers, suivi des aménagements (RQTH), gestion des aides et dotations associées
• Assurer le suivi administratif et financier du dispositif de congé menstruel: instruction des demandes, gestion administrative et suivi des indicateurs pour l’évaluation du dispositif
• Assurer le suivi administratif et financier des actions liées à la diversité et à l’égalité au sein de l’Ecole
• Contribuer à la diffusion de l’information sur les dispositifs transversaux en interne et en externe (site web, intranet, communications)
• Participer aux activités transverses de l’établissement et aux groupes de travail institutionnels (en interne et/ou en externe)
• Partager les connaissances et contribuer à la documentation des procédures; assurer, en période de pic d’activité ou en cas de nécessité de service, la prise en charge de dossiers relevant d’un périmètre élargi en soutien des autres membres de l’équipe

Conditions de recrutement

Poste de catégorie B à pourvoir à temps plein, dès que possible .

• Pour les fonctionnaires, recrutement par voie de mutation ou de détachement.
• Pour les contractuels, poste à pourvoir en CDD pour une durée de 1 an (renouvelable).

Rémunération: 2220,45€ bruts

Diplômes et formations

• Diplôme : baccalauréat
• Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Avantages

• Possibilité de télétravailler un jour par semaine à partir de six mois d'ancienneté
• 57 jours de congés pour 39h d’activités hebdomadaires
• Mutuelle prise en charge à 50 % par l’employeur
• Régime indemnitaire sur la base de l’entretien professionnel annuel
• Remboursement de 75% du Pass Navigo
• Participation de l'employeur aux frais de restauration au CROUS
• Parcours d’intégration et accompagnement individuel aux concours ITRF
• Accompagnement dans la recherche d'un logement social
• Accès au LUMEN, Learning center (livres, revues et articles, imprimés ou numériques)
• Accès à la Scène de Recherche et aux représentations organisées par celle-ci
• Plus de 50 activités sportives proposées en lien avec l’Université Paris-Saclay

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