Une ou un gestionnaire administratif de la scolarité (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité du/de la responsable du pôle vie étudiante ou Scolarité, le·la titulaire du poste assurera des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique au sein du service dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
Activités principales • Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (normaliens, départements d'enseignement...) et externes
• Informer et accompagner dans leurs démarches les étudiants et associations de l'École
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative, y compris les dossiers complexes
• Élaborer, préparer, rédiger et contrôler des actes et documents administratifs et/ou financiers (exemples : conventions de stage, décisions de subventions, logement, bourses, subventions, événements étudiants)
• Assurer la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
• Participer à la préparation et à l'organisation des différentes instances (jury d'admission, instances vie étudiante, etc.)
• Participer à l'organisation des événements portés par la DSVEC (exemples : cérémonie de remise des diplômes, conférences du diplôme, rentrées universitaires)
• Répondre aux demandes d'informations des directions, services internes et interlocuteurs externes
• Mettre en œuvre, organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion des normaliens
• Alimenter des tableaux de bord, en assurer le suivi et produire des bilans
• Participer aux activités transverses de la direction et, plus généralement, de l'ENS Paris-Saclay
• Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre opérationnelle de l'application dédiée aux inscriptions des normaliens
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines gérés
Spécificités du poste Le/la gestionnaire contribue au bon fonctionnement des départements d'enseignement et de recherche (DER). À ce titre, il/elle peut être amené·e à intervenir, de manière ponctuelle, dans un autre DER en cas d'absence d'un·e collègue, en complément de ses missions principales.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable • Diplôme : baccalauréat
• Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
• Expérience professionnelle souhaitée : 2 ans, des connaissances en droit et en finances publiques seraient un atout
Avantages • Possibilité de télétravailler un jour par semaine à compter de 6 mois d'ancienneté
• 57 jours de congés pour 39h d'activités hebdomadaires
• Indemnité de 15€ mensuel pour la mutuelle
• Régime indemnitaire sur la base de l'entretien professionnel annuel
• Remboursement de 75% du Passe Navigo
• Participation de l'employeur pour déjeuner au CROUS
• Parcours d'intégration et accompagnement individuel aux concours ITRF
• Accompagnement pour trouver un logement social
• Possibilité d'attribution d'un logement de fonction, conformément à la réglementation en vigueur
• Accès au LUMEN, Learning center (livres, revues et articles, imprimés ou numériques)
• Accès à la Scène de Recherche et aux représentations organisées par celle-ci (gratuit ou 10 € selon les représentations)
• Plus de 50 activités sportives proposées en lien avec l'Université Paris-Saclay
En raison de la fermeture annuelle de l'ENS Paris-Saclay du 25 juillet au 18 août, toutes les candidatures seront traitées lors de la réouverture de l'école.
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