GESTIONNAIRE DE SCOLARITÉ DÉPARTEMENTS SEE - H/F

Description :


Missions de la composante
Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en oeuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters,
un Doctorat ou une Habilitation à Diriger des Recherches.

MISSIONS DU SERVICE

Le bureau des licences et masters en Sciences Exactes et Expérimentales gère les activités administratives en lien avec la scolarité des étudiants de l'inscription administrative jusqu'à la diplomation ainsi que celles en lien avec le statut des normaliens. Les équipes de gestionnaires collaborent avec les équipes pédagogiques et assurent l'accueil au public pour informer et répondre aux différentes demandes.

MISSIONS LIÉES AU POSTE

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et / ou réaliser des actes administratifs concernant l'ensemble des actes de gestion liés au Diplôme de l'ENS de Lyon, dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement et du service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

* La Gestion de la scolarité : Participer aux inscriptions administratives au diplôme (chaînes d'inscription et hors chaînes),Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription administrative à la délivrance du diplôme, Gérer les Abandons du Diplôme et de Formation en lien avec les Gestionnaires de Scolarité, Contrôler les inscriptions pédagogiques et résultats dans ENSCOL, Contrôler les relevés de notes, Procéder aux ventilations des cours libres suite à l'accord des Responsables de formation et selon les modalités du Diplôme de l'ENS de Lyon, Constitution des
dossiers pour les justificatifs des modalités de validation des acquis (expérience internationale, etc...), Archiver les dossiers (les justificatifs des étudiants sortants ou ayant validé le diplôme)
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
* Gérer le courrier et les courriels via la boîte de fonction tout au long de l'année.
* Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
* Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
* Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
* La Gestion du diplôme : Etape 1 Préparer le jury « Primo » et le jury « 4A » : Préparer les tableaux de jury, planifier la saisie des résultats, mise à jour des dates de sortie, identification des éléments manquants, Convoquer les membres du jury, Établir les procès-verbaux, Etape 2 Communiquer les résultats, Editer les attestations de réussite et effectuer l'envoi aux Etudiants, Gestion des recours : suivi du courrier et réponses aux recours, Editer les Diplômes et transmission au RECTORAT, Impression et contrôle des suppléments au Diplôme, Participer à la journée de remise des Diplômes de l'ENS de Lyon
* Répondre aux questions des étudiants et enseignants relatives au diplôme de l'ENS de Lyon en collaboration avec la VPE Adjointe, nommée par la VPE.
* Mettre à jour les informations relatives au Diplôme sur l'Intranet (Mise à jour de l'offre de cours, documents et formulaires téléchargeables, ex : Formulaire d'Abandon)
* Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
* Gérer administrativement les stages dans le cadre du Diplôme de l'ENS de Lyon côté SEE. Les conventions de stage des étudiants de PLR et des stages apportant des Ects dans le cadre du Diplôme de l'ENS (prolongations de stages de licences et masters, stages obligatoires et optionnels des différents départements)
* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
* Gestion des Cours Pour Non Spécialistes (CPNS) de l'ensemble des élèves et étudiants de l'ENS de Lyon : organisation avec les enseignants, gestions des groupes/effectifs étudiants (via portail des études), contrôle des notes et des résultats.
* Réserver des salles via l'applicatif dédié

CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique des Responsables Licences/Masters et Gestion du Normalien du service des Etudes et de la Scolarité. Une collaboration étroite est présente avec la VPE Adjointe (nommée par la VPE) afin de répondre aux questions relevant de la pédagogie. Outre une collaboration permanente avec les autres gestionnaires de scolarité.

CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICES
Les 2 Gestionnaires du Bureau du Diplôme de l'ENS de Lyon sont réparties dans chacun des services de la scolarités des Gestionnaires en charge de la scolarité des Départements. Les deux services : sur le site Monod et sur le site Descartes sont amenés à travailler ensemble



Profil recherché :


COMPÉTENCES ESSENTIELLES DU POSTE

CONNAISSANCES
- Droit des examens et concou...