Un Assistant pour le Directeur Général des Services (F/H)

RESPONSABILITÉS : Au sein de la Direction Générale des Services, et dans le cadre d'un travail en binôme, vous assurerez les missions suivantes :

• Assurer la gestion proactive de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, organisation des éventuels déplacements, préparation de dossiers en amont des réunions, gestion des priorités et des urgences. Assurer l'accueil physique et téléphonique : réception, traitement et diffusion de l'information (appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser l'information). Gérer et actualiser les fichiers contacts. Réaliser et mettre en forme les documents. Assurer l'interface avec les assistantes du Cabinet du Maire/Président, les différentes directions et les organismes extérieurs. Gestion administrative et suivi des dossiers: Recevoir, trier et enregistrer le courrier quotidiennement sur le logiciel Zeendoc. Assurer la gestion dématérialisée des réservations de salles et des congés. Gérer les boites mails du DGS et de la Communauté d'Agglomération : transmission aux services et traitement des demandes relatives à la direction. Classer et archiver les dossiers. Vérifier les circuits de signature et les parapheurs. Assurer le suivi des décisions du Maire et du Président ainsi que les délégations de signatures. Suivi administratif et organisation des séances des conseils municipaux et communautaires : Assurer l'interface entre le DGS et les services : centralisation des projets de délibération, relance des services en garantissant le respect des délais, vérification des circuits de validation. Pré-relecture et vérification des projets de délibération et des pièces annexes, puis établissement de l'ordre du jour, avant transmission au DGS. Mettre en forme les délibérations, réaliser les diffusions dématérialisées au contrôle de légalité et transme...