Stage Assistant des Services Généraux/ Office Manager

Simplon.co est une entreprise sociale et solidaire (ESS) en forte croissance, engagée pour un numérique inclusif et solidaire. Nous proposons des formations professionnelles gratuites et intensives aux métiers du numérique et de l’IA pour des profils diversifiés ou éloignés de l’emploi. Fort de notre déploiement, nous comptons aujourd'hui environ 30 sites répartis partout en France et en outre-mer, et de nombreux projets immobiliers d'envergure sont à venir. En étroite collaboration avec la Responsable des Services Généraux, vous participerez activement au bon fonctionnement quotidien et à l'optimisation logistique des différents locaux de Simplon.

Assurer la qualité de vie au travail et le bien-être des collaborateurs :

• Événementiel interne : Co-piloter la conception et la logistique des évènements internes et externes du groupe.
• Gestion des demandes internes : Participer à la supervision et à l'optimisation de l’outil de ticketing des Services Généraux, en veillant à la rapidité de traitement et à la satisfaction des collaborateurs.
• Gestion des approvisionnements : Suivre de manière autonome les stocks, réaliser les commandes de fournitures, de mobilier et de consommables pour le siège de Montreuil.
• Appels d'offres : Participer activement à la réalisation de benchmarks et à la gestion d'appels d'offres (analyse du business model, grilles de critères, choix du prestataire).

Facility Management, Sécurité des bâtiments et gestion immobilière :

• Pilotage et Maintenance Multitechnique (Hard Services) : Effectuer des rondes quotidiennes et proactives pour inspecter le bâtiment, identifier les dysfonctionnements (chauffage, ventilation, climatisation, électricité, plomberie) et garantir le confort des usagers.
• Interventions : Prendre en charge les interventions de premier niveau ou participer à la planification et la coordination des techniciens et artisans spécialisés.
• Gestion des Prestataires (Soft Services) : Suivre et contrôler au quotidien la qualité des prestations délivrées par les entreprises sous-traitantes partenaires (propreté/nettoyage des locaux, tri sélectif et gestion des déchets, sécurité).
• Sécurité & Conformité Réglementaire (ERP) : Veiller au strict respect des normes de sécurité au sein des locaux classés ERP, participer à la tenue du Registre de Sécurité et à l'organisation des vérifications réglementaires obligatoires annuelles.
• Aménagement des Espaces : Contribuer à l'optimisation et à la réalisation opérationnelle des réaménagements internes ou des petits travaux de rafraîchissement.

Assurer la gestion administrative des Services Généraux :

• Politique de déplacements : Centraliser, vérifier et valider les demandes de déplacements professionnels des collaborateurs sur l'outil dédié.
• Mouvements de personnels : Assurer le suivi logistique des entrées et sorties des salariés sur les divers outils internes.
• Communication interne et Intranet : Actualiser régulièrement l'intranet de Simplon concernant la vie des bâtiments et les consignes logistiques.
• Flux documentaires : Gérer et distribuer le courrier aux services concernés.