Secrétariat polyvalent et Dotations (H/F)

Groupe RIFSEEP 1

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Vos activités principales:

1 – Gestion des dotations (DETR/DSIL/Fonds vert) :

• accompagne les collectivités,
• instruit les demandes,
• établit les tableaux de programmation,
• apporte une aide à la décision au Sous-préfet.

2 – Gestion des Maisons France services:

• assure la gestion des commandes signalétiques et des demandes de subventions annuelles,
• met à jour des avenants à la convention départementale suite aux labellisations,
• organise les séminaires France services annuels en présence de l'ANCT, de Monsieur le Préfet, des partenaires nationaux et des conseillers France services,
• organise et participe aux comités de pilotages France services,
• assure la gestion des formations CNFPT des conseillers France services,
• organise le comité de pilotage départemental annuel,
• planifie des rencontres partenaires nationaux avec le Sous-préfet,
• planifie les réunions et les visites France services du Sous-préfet,
• suit les labellisations des Maisons France services et les inaugurations,
• gère le dépôt des dossiers sur la plateforme AFNOR dans le cadre des audits de labellisation et de contrôle du label des France services,
• participe aux réunions de coordination de l'animateur départemental,
• transmet les compte-rendus mensuels rédigés par l'animateur départemental à l'ANCT,
• est l’interlocuteur principal entre la Préfecture et les conseillers France services,
• prépare des notes pour les labellisations/inaugurations à l'attention de Monsieur le Préfet.

3 – Missions de secrétariat:

• gère les expulsions locatives de l'arrondissement d'Ambert,
• gère le courrier papier et la boîte mail de la Sous-préfecture d'Ambert (suivi, tri et réattribution) ,
• assure l’intérim du point numérique en l'absence de service civique,
• assure l’intérim du secrétariat particulier (gestion d'agenda du Sous-préfet, planification et préparation des réunions et dossiers, … ) ,
• gère le secrétariat des commissions d'arrondissement de sécurité,
• utilisation le logiciel @ctes (contrôle de légalité des dossiers d'urbanisme, suivi et enregistrement des arrêtés d'ERP) ,
• appuie la Secrétaire générale sur les VTA et l'aide aux Fonds de commerce,
• accompagne et soutient l’apprenti dans les missions attribuées.

Conditions particulières d'exercice

Votre environnement professionnel

• Activités du service

Polyvalence d’une Sous-préfecture

• Composition et effectifs du service

Cinq agents et un Secrétaire général

• Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet et Secrétaire général

• Liaisons fonctionnelles

Services internes et externes

Secrétaires des collectivités territoriales et élus

Usagers

Activités éligibles au télétravail

• suivi des dotations et des expulsions locatives
• rédaction des courriers, invitations…
• missions de secrétariat (gestion des mails et des appels…)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Grande polyvalence compte tenu des domaines d’activités variés.

Présentation de Préfecture du Puy-de-Dôme

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