Secrétariat particulier du secrétaire général de la préfecture (H/F)

Groupe RIFSEEP: groupe 1

Vos activités principales:

• Gestion du programme du secrétaire général (agendas, audiences, déplacements, missions)
• Accueil téléphonique et physique (filtrage)
• Suivi des frais de réception et de mission pour le secrétaire général
• Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année
• Assistance du secrétaire général dans ses missions spécifiques (préparation des dossiers, organisations de réunions, courriers et rapports)
• Gestion des invitations du secrétaire général
• Classement des dossiers particuliers du secrétaire général
• Suppléance du secrétariat du préfet et du directeur de cabinet

Votre environnement professionnel:

Activité du service:

Assistance du secrétaire général pour l’organisation matérielle de ses missions quotidiennes

Composition et effectifs du service:

4 A - 1 B

Liaisons hiérarchiques:

Le secrétaire général - le secrétariat préfectoral - l’ensemble des services de la préfecture et des sous-préfectures d’arrondissements.

Liaisons fonctionnelles:

Externe: Élus, collectivités, tous les services de l’État et cabinets ministériels

Interne: Directions de la Préfecture, le corps préfectoral.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Discrétion - disponibilité - réactivité - horaires atypiques
• Maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données - publipostage)
• Connaissance du fonctionnement des services de la Préfecture, DDI et de l’organisation territoriale (niveau départemental, régional et national)

Qui contacter?

M. le secrétaire général: -

Mme la cheffe du bureau des ressources humaines - -

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre:

• Connaissances techniques:
  • Avoir des connaissances en informatique /bureautique: niveau maîtrise requis
  • Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise requis
• Savoir-faire:
  • Savoir s'organiser: niveau maîtrise requis
  • Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
  • Savoir rédiger: niveau maîtrise requis
• Savoir-être:
  • Savoir accueillir: niveau maîtrise requis
  • Savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise requis
  • Savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
  • Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis

Vos perspectives:

Occuper un poste de même niveau de responsabilités dans une structure plus importante.

Présentation de Préfecture du Gers

Préfecture du Gers