Secrétariat particulier du secrétaire général de la préfecture

Identifiant (email, de type )

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Secrétariat particulier du secrétaire général de la préfecture

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Secrétariat particulier du secrétaire général de la préfecture

Description du poste

Vos activités principales :

Gestion du programme du secrétaire général (agendas, audiences, déplacements, missions);

Accueil téléphonique et physique (filtrage);

Suivi des frais de réception et de mission pour le secrétaire général;

Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année;

Assistance du secrétaire général dans ses missions spécifiques (préparation des dossiers, organisations de réunions, courriers et rapports);

Gestion des invitations du secrétaire général;

Classement des dossiers particuliers du secrétaire général;

Suppléance du secrétariat du préfet et du directeur de cabinet.

Votre environnement professionnel :

Activité du service :

Assistance du secrétaire général pour l’organisation matérielle de ses missions quotidiennes

Composition et effectifs du service :

Liaisons hiérarchiques :

Le secrétaire général – le secrétariat préfectoral – l’ensemble des services de la préfecture et des sous-préfectures d’arrondissements.

Liaisons fonctionnelles :

Externe: Élus, collectivités, tous les services de l’État et cabinets ministériels

Interne: Directions de la Préfecture, le corps préfectoral.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Discrétion – disponibilité – réactivité – horaires atypiques;

Maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données – publipostage);

Connaissance du fonctionnement des services de la Préfecture, DDI et de l’organisation territoriale (niveau départemental, régional et national);

M. le secrétaire général: –

Mme la cheffe du bureau des ressources humaines – -

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Avoir des connaissances en informatique /bureautique : niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise requis

Savoir-être :

Savoir accueillir : niveau maîtrise requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

Occuper un poste de même niveau de responsabilités dans une structure plus importante.

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Localisation administrative : Préfecture du Gers -3, place du Préfet Erignac 32000 AUCH

Domaine fonctionnel : Administration générale

Emploi fonctionnel : ADM005A

Fondement juridique du recrutement

Sur le fondement juridique de l'article L332-2 2° du code général de la fonction publique

Localisation du poste

Préfecture du Gers -3, place du Préfet Erignac 32000 AUCH

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités et de la Protection des Populations
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels