Secrétariat particulier du préfet (H/F)

Groupe RIFSEEP

Vos activités principales : Le préfet de département est le représentant de l’État et du Gouvernement à l’échelon territorial. Il coordonne l’action des services de l’État, veille à l’ordre public, gère les situations de crise et contrôle la légalité des actes des collectivités territoriales. Afin de faciliter son exercice, le préfet est assisté d’un pôle mutualisé de secrétaires.

Vos missions

Au sein du secrétariat mutualisé du préfet, vous assurez la gestion de son agenda, de ses déplacements, de son courrier et le suivi de ses dépenses dans l’exercice de ses missions. Vous serez également en charge de l’organisation des réceptions (invitation, plan de table, fiches financières), ainsi que de la mise à jour des différents annuaires des personnalités et des autorités préfectorales. Dans ce cadre, vous contribuez à l’organisation des manifestations officielles. Vous êtes également en charge de l’accueil téléphonique des interlocuteurs du préfet de département, notamment pour l’organisation d’entretiens, qu’il s’agisse d’élus, de membres de l’administration ou de personnalités de la société civile. À cet égard, une très bonne connaissance du fonctionnement de la préfecture et des services déconcentrés est nécessaire. Les missions sont exercées au sein d’un pôle secrétariat avec l’assistante du directeur de cabinet. Une suppléance et une continuité des missions sont assurées au sein du binôme. Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service.

Votre environnement professionnel

• Affaires réservées du cabinet, ordre public, la protection civile, la communication et les relations avec la presse, la sécurité routière.
• Le secrétariat particulier assure un appui quotidien auprès des autorités préfectorales pour toutes les missions qu’elles exercent. Il joue un rôle important dans l’organisation du travail, la gestion du temps, la constitution des dossiers et leur communication avec les parties prenantes et l’ensemble des processus administratifs et techniques supervisés par les autorités préfectorales.
• La direction du cabinet comprend le bureau de la représentation de l’État, le service des sécurités, la cellule communication, la mission sécurité routière et le garage, soit 18 agents.
• Liaisons hiérarchiques : le préfet.
• Liaisons fonctionnelles : le préfet, les autorités préfectorales, les services de la préfecture, les services déconcentrés de l’État.

Conditions particulières d'exercice

Les congés, absences et stages doivent être coordonnés avec le secrétariat du directeur de cabinet qui assure le secrétariat particulier du préfet en l’absence du titulaire du poste.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :

• Connaissances techniques – Avoir des compétences budgétaires et comptables, connaître l'environnement professionnel, avoir des compétences en informatique bureautique.
• Savoir-faire – Savoir rédiger, savoir travailler en équipe, savoir gérer un projet.
• Savoir-être – Savoir s'exprimer oralement, savoir s'adapter, avoir le sens des relations humaines.
• Autres – Le poste requiert rigueur et méthode, un sens élevé de l’organisation et de l’anticipation à travers la hiérarchisation des priorités, ainsi que des qualités d’écoute, de discrétion et de savoir-vivre. La connaissance du protocole étant inhérente au poste, l’agent devra, si nécessaire, suivre des formations en la matière. La disponibilité est aussi indissociable de l’exercice de la fonction, en particulier dans les périodes d’activités intenses (crises, visites ministérielles, élections, notamment).

Durée attendue sur le poste

3 ans