Assistant de direction en charge des Assemblées (H/F)

GOUZON, 23

il y a 16 heures

CDD

Temps plein

La Communauté de Communes Creuse Confluence recrute un assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) à temps complet.

Sous l'autorité de la Direction générale des services, l'assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) aura notamment pour missions :

Vos principales missions :

Préparer, gérer et assurer le suivi des assemblées délibérantes :

Préparation des séances :

- Gérer la logistique : réservation de la salle et autres

- Diffuser l'information aux élus communautaires

- Collecter les informations nécessaires à l'établissement de l'OJ (Bureau et Conseil Communautaire)

- Centraliser les délibérations transmises par les services et assurer la mise en forme

- Envoi de la convocation, de l'OJ et du rapport (pièces)

- Assurer le respect des délais de validation.

Déroulement des séances :

- Assister impérativement aux séances

- Noter les votes pour chaque délibération

- Vérifier les départs/arrivées des élus tout au long de la séance

- Noter les interventions des élus

Après les séances :

- Traitement des délibérations

- Application des votes, des présences, rectification des délibérations si nécessaire

- Formalités de publicité (télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage et archivages)

- Rédaction du compte-rendu et du procès-verbal

Assistant de direction :

- Appuyer la direction générale sur les aspects juridiques (veille, recherche de documentation)

- Aider à la préparation des dossiers du ou des directeurs (assistance si besoin à la réalisation)

- Traiter les réponses de mails les plus courantes en fonction de la connaissance acquise du dossier en cas d'absence de la personne qui en a la charge

- Assistance à la rédaction de documents administratifs, élaboration de tableaux divers

- Rédiger différents actes administratifs et vérifier le visa réglementaire porté sur les actes

- Rédiger des courriers simples et mettre en forme les courriers du Président et de la DGS

- Préparer et suivre des dossiers/commissions pilotés par la Direction Générale

- Préparer les supports de réunion

- Participation à l'élaboration du rapport annuel d'activités

- Rédiger des synthèses, notes et comptes-rendus

Missions secondaires :

- Accueil physique et téléphonique du public

- Gestion du courrier : réception, diffusion et traçabilité

- Saisir et mettre à jour les bases de données

- Classement et archivage des documents

- Installation de la salle de réunion et aide à la mise en place de réunions en visioconférence

- En cas d'absence, soutenir administrativement l'agent en charge du secrétariat général

Ces missions requièrent de la souplesse dans le travail et de l'adaptabilité.

Profil recherché :

Compétences ou connaissances requises :

Connaissance de l'organisation des collectivités, du statut de la fonction publique territoriale et de l'environnement territorial
Connaissance du fonctionnement d'une assemblée délibérante
Maitrise des outils informatiques courants
Maitrise des veilles informationnelle et documentaire
Maitrise rédactionnelle et grammaticale
Capacité à rendre compte.

Savoir être :